Détails du poste

Cabinetul nostru de oftalmologie își extinde echipa și căutăm un Asistent Manager organizat, empatic și orientat către pacienți, care să contribuie activ la buna funcționare a activității medicale și a opticii.

Responsabilități:

1. Administrativ & organizatoric

• Organizarea și gestionarea programărilor (consultații, controale, adaptări lentile)
• Coordonarea fluxului de pacienți în cabinet și în optică
• Gestionarea documentelor: fișe pacienți, consimțăminte, rețete, contracte
• Arhivare fizică și digitală, cu respectarea normelor GDPR
• Redactarea și transmiterea corespondenței (emailuri, confirmări, notificări)

2. Relația cu pacienții (Front Desk & Customer Care)

• Primirea și îndrumarea pacienților
• Oferirea de informații privind:
• • serviciile medicale
  • prețurile
  • pachetele optice (rame + lentile)
• Gestionarea reclamațiilor și a situațiilor sensibile
• Confirmări telefonice / WhatsApp pentru programări
• Fidelizarea pacienților (follow-up, rechemări, recomandări)

3. Suport medical (non-clinic)

• Pregătirea documentației pentru consultații
• Asistență administrativă pentru medic
• Organizarea programului medicilor / optometriștilor
• Comunicarea cu laboratoare de lentile, furnizori și reprezentanți

4. Optică & vânzări

• Consiliere de bază în alegerea ramelor (estetic + buget)
• Preluarea comenzilor de:
• • lentile de vedere
  • rame
  • accesorii
• Emitere bonuri / facturi, operare POS / cash
• Urmărirea comenzilor și informarea pacientului la sosirea acestora
• Gestionarea retururilor și garanțiilor

5. Gestiune & logistică

• Evidența stocurilor (rame, lentile, consumabile)
• Plasarea comenzilor către furnizori
• Recepția mărfii și verificarea documentelor
• Semnalarea produselor lipsă sau cu rulaj mare

6. Suport managerial

• Raportări periodice (zilnice / săptămânale):
• • număr pacienți
  • încasări
  • conversie consultație → optică
• Sprijin în organizarea echipei (program ture, concedii)
• Implementarea procedurilor interne
• Suport în relația cu contabilitatea, firma de curățenie, IT

Competențe și calități căutate:

• Organizare excelentă și atenție la detalii
• Abilități foarte bune de comunicare și empatie
• Cunoștințe minime de operare PC
• Abilități comerciale (vânzare consultativă)
• Discreție și respectarea confidențialității informațiilor medicale

Ce oferim:

• Mediu de lucru profesionist, stabil și bine organizat
• Colaborare directă cu medicii
• Posibilitate de dezvoltare profesională în domeniul medical-optic
• Pachet salarial motivant, corelat cu experiența
• Program stabil: 10:00-18:00, luni-vineri
• Training proceduri