Back Office Assistant

• Indeplinirea activitatilor zilnice de secretariat:

1. Lucrari de corespondenta

• desfacerea, citirea si inregistrarea corespondentei;
• preluarea si coordonarea inregistrarilor documentelor (e-mail, fax, posta);
• prezentarea corespondentei celor vizati ;
• scrierea plicurilor si expedierea lor.

      2. Atributii de documentare

•  stabilirea surselor de documentare;
•  selectarea documentelor ;
•  selectarea informatiilor;
•  prezentarea rezultatelor sub forma sintetica;
•  clasarea documentelor.

      3. Relatii cu publicul si protocol:

• preluarea si directionarea apelurilor telefonice;
• primirea si prezentarea vizitatorilor;
• asigurarea protocolului in cadrul intalnirilor, in conformitate cu cerintele zilnice;
• asigurarea transportului in cazul intalnirilor, in baza solicitarilor primite de la conducerea societatii;
• se ocupa de trimiterea, primirea si inregistrarea fax-urilor.

       4. Asigurarea necesarului de materiale de protocol din cadrul societatii;

       5. Asigura transferul fizic de documente dintre societate si banca pe baza imputernicirii emise de conducerea societatii.

       6. Realizarea de rezervari pentru hotel, auto, zboruri, etc. pentru parteneri externi, etc. ;

       7. Elaborarea si redactarea in termen a situatiilor solicitate de catre superiorul direct;

       8. Raportarea regulata catre superiorul direct a informatiilor privind centralizarea KPI-urilor companiei;

       9. Realizarea rapoartelor periodice catre superiorul direct a  KPI-urilor companiei.