Compania noastră își extinde echipa și caută un Project Management Assistant organizat, proactiv și atent la detalii, care să ofere suport direct în coordonarea proiectelor din domeniul energiei regenerabile.

Rolul presupune colaborare directă cu managerul departamentului și cu echipele de Project Management, Proiectare, Execuție, Achiziții și Financiar, având ca obiectiv principal organizarea și urmărirea activităților curente ale proiectelor.

Responsabilități principale

• Gestionează și urmărește agenda zilnică, întâlnirile, termenele și acțiunile importante;
• Urmărește e-mailurile și subiectele aflate în lucru și realizează follow-up pentru acțiunile care necesită răspuns sau rezolvare;
• Pregătește, organizează și arhivează documentele necesare proiectelor, atât în format electronic, cât și fizic;
• Redactează și pregătește e-mailuri, adrese, centralizatoare, rapoarte și alte documente specifice activității;
• Redactează minutele întâlnirilor și urmărește îndeplinirea acțiunilor și termenelor stabilite;
• Menține o evidență clară a taskurilor deschise și semnalează din timp termenele apropiate sau eventualele întârzieri;
• Colectează informații privind stadiul proiectelor și centralizează datele primite de la Project Manageri, șantiere, proiectanți și celelalte departamente implicate;
• Actualizează periodic situațiile de progres ale proiectelor;
• Urmărește transmiterea și primirea documentelor către/de la beneficiari, subcontractori și furnizori;
• Oferă suport pentru pregătirea întâlnirilor, prezentărilor și rapoartelor de management;
• Menține evidența documentelor contractuale, actelor adiționale, situațiilor de lucrări și a altor documente relevante;
• Contribuie la urmărirea costurilor și actualizarea centralizatoarelor de buget;
• Semnalează întârzierile, neconformitățile sau subiectele care necesită o decizie din partea managementului;
• Oferă suport administrativ și operațional managerului departamentului în activitatea zilnică.

Ce căutăm

• Studii superioare finalizate sau în curs; studiile într-un domeniu tehnic reprezintă un avantaj, dar nu sunt obligatorii;
• Cunoștințe foarte bune de Microsoft Outlook, Excel, Word și PowerPoint;
• Capacitate foarte bună de organizare și prioritizare;
• Atenție ridicată la detalii;
• Capacitatea de a urmări simultan mai multe subiecte și de a reveni cu follow-up fără a fi necesare reamintiri constante;
• Abilități bune de comunicare scrisă și verbală;
• Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor;
• Inițiativă și atitudine proactivă;
• Discreție și responsabilitate în gestionarea informațiilor;
• Limba engleză la un nivel bun, atât scris, cât și conversațional;
• Dorința de a învăța și de a se dezvolta într-un mediu tehnic și dinamic.

Experiența anterioară într-un rol de Project Assistant, Executive Assistant, Office Manager, Project Coordinator sau într-o poziție similară constituie un avantaj.

Profilul candidatului ideal

Căutăm o persoană foarte bine organizată, care nu se limitează la executarea taskurilor primite, ci urmărește activ subiectele până la închiderea lor.

Persoana potrivită pentru acest rol trebuie să poată transforma un volum mare de informații, e-mailuri, întâlniri și solicitări într-o listă clară de priorități și acțiuni.

Ne dorim un coleg care să poată spune, la începutul unei zile: ce este urgent, ce trebuie urmărit, de unde așteptăm răspuns și ce termen riscă să fie depășit.

Rolul oferă posibilitatea de a înțelege în profunzime modul de gestionare a proiectelor EPC din domeniul energiei regenerabile și poate reprezenta un punct de plecare pentru o dezvoltare ulterioară în Project Management.

Condiții de lucru

• Activitate predominant la birou;
• Program full-time;
• Colaborare directă cu managementul departamentului și echipele de proiect;
• Mediu de lucru dinamic, cu proiecte complexe din domeniul energiei regenerabile.