Administrative Officer

Căutăm o persoană organizată, responsabilă și orientată către detalii pentru poziția de Administrative Officer. Rolul presupune coordonarea și gestionarea activităților administrative necesare desfășurării eficiente a operațiunilor organizației, asigurând o bună evidență a documentelor, informațiilor și resurselor interne.

Responsabilități principale

• Administrarea și evidența contractelor cu clienții și colaboratorii;
• Întocmirea, actualizarea și arhivarea fișelor de client și a documentelor aferente;
• Planificarea și gestionarea orarului activităților și a programărilor;
• Centralizarea și comunicarea informațiilor operaționale către clienți și colaboratori;
• Identificarea, selecția și menținerea relațiilor cu furnizorii de produse și servicii;
• Solicitarea și compararea ofertelor de la furnizori;
• Gestionarea și monitorizarea stocurilor de materiale și consumabile;
• Evidența încasărilor și actualizarea situațiilor financiare curente;
• Pregătirea, verificarea și organizarea documentelor administrative;
• Menținerea și actualizarea bazelor de date și a evidențelor interne;
• Sprijinirea managementului în activitățile administrative și operaționale curente;
• Asigurarea respectării procedurilor interne și a fluxurilor administrative.

Cerințe

• Experiență anterioară într-un rol administrativ constituie un avantaj;
• Excelente abilități de organizare și planificare;
• Capacitate de gestionare simultană a mai multor activități și termene-limită;
• Cunoștințe bune de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook);
• Atenție la detalii și acuratețe în gestionarea documentelor și datelor;
• Abilități bune de comunicare scrisă și verbală;
• Spirit de inițiativă, responsabilitate și orientare către soluții;
• Capacitate de lucru atât individual, cât și în echipă.

Ce oferim

• Pachet salarial competitiv, în funcție de experiență și performanță;
• Oportunități de dezvoltare profesională;
• Mediu de lucru stabil și colaborativ;
• Posibilitatea de a contribui activ la organizarea și optimizarea proceselor administrative ale companiei.

În rolul de Administrative Officer, vei avea un rol esențial în asigurarea unei bune organizări administrative și operaționale, contribuind la eficiența și dezvoltarea activității organizației.

Administrative Officer

We are looking for an organized, reliable, and detail-oriented professional to join our team as an Administrative Officer. This role is responsible for coordinating and managing administrative activities that support the efficient operation of the organization, ensuring accurate records, effective communication, and smooth day-to-day processes.

Key Responsibilities

• Manage and maintain contracts with clients and business partners;
• Prepare, update, and archive client records and related documentation;
• Plan and coordinate activity schedules and appointments;
• Collect, centralize, and communicate operational information to clients and stakeholders;
• Identify, select, and maintain relationships with suppliers and service providers;
• Request, compare, and evaluate supplier offers and proposals;
• Monitor and manage inventory levels of materials and office supplies;
• Record and track incoming payments and maintain related financial records;
• Prepare, verify, organize, and archive administrative documents;
• Maintain and update internal databases and records;
• Provide administrative support to management and operational teams;
• Ensure compliance with internal procedures and administrative workflows.

Qualifications

• Previous experience in an administrative role is an advantage;
• Strong organizational and planning skills;
• Ability to manage multiple tasks and deadlines simultaneously;
• Proficiency in Microsoft Office applications (Word, Excel, Outlook);
• High level of accuracy and attention to detail when handling documents and data;
• Good written and verbal communication skills;
• Proactive attitude, sense of responsibility, and problem-solving mindset;
• Ability to work independently as well as collaboratively within a team.

What We Offer

• Competitive salary based on experience and performance;
• Opportunities for professional growth and development;
• A stable, collaborative, and supportive work environment;
• The opportunity to contribute to the improvement and optimization of administrative processes.

As an Administrative Officer, you will play a key role in ensuring the efficient organization of administrative and operational activities, contributing directly to the effectiveness and continued development of the organization.