Scrisoare de intenție: ce trebuie să știi înainte de a o trimite

Subiectul scrisorii de intenție este unul destul de dezbătut în lumea recrutării. În principiu, întrebările care trec prin mintea candidaților sunt următoarele:

– Am nevoie de una?
– Oare CV-ul meu nu a fost selectat din cauza faptului că nu am trimis o scrisoare de intenție?
– Angajatorii chiar citesc așa ceva, sau o scriu degeaba?
– Ce anume trebuie să scriu în scrisoarea de intenție?
– Să folosesc un ton formal, sau puțin mai prietenos?

Dat fiind faptul că sunt întrebări pe care și le pun mulți candidați, în acest articol vom încerca să acoperim aceste curiozități și să clarificăm toate aspectele, începând de la importanța de a avea o scrisoare de intenție, până la tonul pe care trebuie să-l folosești în cazul în care decizi că trebuie să citești una.

În foarte multe cazuri, poate chiar în marea majoritate, o scrisoare de intenție e ca pătrunjelul în supă: poate să existe sau nu. De fapt, în lumea online, unde se fac cele mai multe aplicări, nu ai nevoie de o scrisoare de intenție. Cel puțin nu pe bestjobs.

De ce nu e nevoie de o scrisoare de intenție?

Pentru a înțelege cel mai ușor de ce pe bestjobs am decis să renunțăm la această procedură, va trebui să te pui în pielea recrutorilor. Să spunem, așadar, că activezi în HR și că ai în paralel 5 proiecte de recrutare, adică trebuie să faci angajări pe 5 poziții. Asta, în multe cazuri, poate însemna mii de CV-uri primite doar de pe un site de recrutare, fără să luăm în calcul mai multe surse.

Ei bine, atunci când trebuie să analizezi mii de profiluri, să elimini CV-uri total irelevante, să le triezi pe cele rămase după prima etapă de eliminare, ca mai apoi să contactezi candidații în vederea stabilirii interviurilor… te asigurăm că te afli într-o situație în care o scrisoare de intenție e ultimul lucru pe care ai mai vrea să-l citești.

Cu toate acestea, pentru unele companii scrisoarea de intenție poate reprezenta un criteriu obligatoriu atunci când vine vorba de angajare. De altfel, conform statisticilor, sunt 15.000 de căutări lunare pentru scrisori de intenție, ceea ce ne arată fie că există mulți candidați cărora li se solicită o scrisoare de intenție, fie că au rămas cu impresia că e nevoie de una din oficiu.

Așadar, un proces de aplicare la un job poate include și asta. Până acum, în articolele trecute am discutat despre mai toate componentele unui ”pachet” de recrutare. Ai CV-ul completat, știi regulile pe baza căruia se redactează unul, cunoști trucuri pentru a pregăti un interviu și ai aflat mai multe despre etapa premergătoare interviului.

Dar există o altă piesă care, câteodată, chiar dacă din ce în ce mai rar, devine obligatorie: scrisoarea de intenție. Aici îți pui întrebările: ”Cum trebuie redactată una? Ce ton să folosesc?”

Ce este o scrisoare de intenție și care este scopul ei?

Înainte de a trece la partea ”tehnică”, haideți să vedem ce este o scrisoare de intenție (numită uneori și scrisoare de interes sau scrisoare de motivație). Dacă ar fi să reducem totul la o singură frază, aceasta este o modalitate de a-ți declara intențiile de a lucra pentru o anumită companie. Fie că ai în vedere un rol specific, fie că dorești să-ți oferi disponibilitatea pentru orice oportunitate pe care o organizație o oferă.

Scrisorile de intenție sunt utilizate ca mijloc de introducere pentru a personaliza aplicarea ta la un job și pentru a conecta managerul sau recrutorul companiei la CV-ul tău. Acestea îi creează o imagine mai clară angajatorului, care are posibilitatea de a regăsi (și) acolo calificările tale și ce poți aduce în plus companiei față de alți candidați.

Atunci când este solicitată, o scrisoare bine scrisă va ajuta cererea ta să fie observată și va oferi angajatorului detalii despre motivul pentru care ești un candidat puternic și de ce ar trebui să fii luat în considerare. Practic, o scrisoare bună te poate ajuta să ajungi la un interviu.

Se adaugă scrisoarea de intenție la CV?

Așa cum spuneam, ar trebui să redactezi o scrisoare de intenție atunci când un angajator o solicită. Această scrisoare urmează să fie trimisă sau postată pe lângă CV-ul tău și lângă alte documente solicitate, dacă este cazul. Poți, de asemenea, să scrii o scrisoare de intenție atunci când dorești să îți exprimi interesul pentru a lucra pentru o companie care nu are o listă specifică cu locuri de muncă. Poți utiliza această scrisoare pentru a-ți arăta interesul pentru respectiva companie și pentru a explica de ce ai fi persoana potrivită pentru organizație.

Angajatorii cer scrisori de intenție în special atunci când ar putea avea mai multe locuri de muncă postate simultan pentru un departament sau pentru un proiect specific. Aceștia pot solicita o scrisoare deoarece nu sunt în totalitate siguri ce tip de persoană trebuie să completeze locurile din acele departamente. Poate că vor ajunge să angajeze doi candidați cu o experiență vastă sau s-ar putea să fie la fel de mulțumiți de un candidat cu o experiență de nivel mediu sau începător – în funcție de persoanele care candidează pentru acel job.

Scrisorile de intenție sunt, de asemenea, utilizate și pentru a angaja contractori sau freelanceri care nu au o poziție permanentă în cadrul companiei. Iarăși, se poate întâmpla ca managerul companiei să își dorească să vadă cât de dispus ești să obții poziția respectivă, mai exact dacă într-adevăr ți-ai sacrifica timpul pentru a redacta o astfel de scrisoare. În acest fel vei transmite ai entuziasmul și pasiunea necesare pentru companie.

Dacă ți se solicită să trimiți o scrisoare de intenție, aceasta poate însemna și faptul că este o companie mai nouă și angajatorul  încearcă să aducă talente diferite în cadrul ei. În aceste cazuri, unde echipele sunt mici iar recrutările sunt mai puține, oamenii, având mai mult timp la dispoziție, sunt mai dispuși să citească scrisori de intenție. Astfel, CV-ul tău poate să nu fie îndeajuns, deși conține foarte clar experiențele și aptitudinile tale.

În situațiile acestea, chiar dacă sunt mult mai puțin frecvente,  scrisoarea de intenție într-adevăr te ajută să îți prezinți abilitățile care se potrivesc pentru jobul la care aplici și de a convinge angajatorul să îți citească CV-ul. În plus, în cazul în care o companie are mai multe joburi vacante, recrutorului îi este mai ușor să alfe la care dintre anunțuri dorești să aplici.

Un alt scenariu în urma căruia poți trimite o scrisoare de intenție este dacă ai cunoscut angajatorul sau recrutorul la un târg de joburi, ori dacă ai fost recomandat de către o altă persoană. Pentru primul caz, scrisoarea te ajută să îi mulțumești pentru șansa acordată și pentru a-ți descrie dorința de a lucra în compania respectivă, iar pentru al doilea caz, cu cât prezinți mai detaliat motivul pentru care dorești să aplici la jobul respectiv și cine te-a recomandat, cu atât vei avea mai multe șanse ca CV-ul tău să fie citit.

Scrisoare de intenție – redactare: Ce trebuie să scrii într-o scrisoare de intenție?

În funcție de cum este redactată, aceasta te poate recomanda sau îți poate scădea șansele să obții jobul dorit. Până la urmă, este un mijloc de a te prezenta în fața potențialilor angajatori, care ți-au citit în prealabil CV-ul. Cu o scrisoare de intenție bună îți poți explica abilitățile, realizările-cheie și mai ales vei putea transmite care este motivul pentru care ești potrivit pentru compania la care aplici.

Înainte de a trece la ce anume trebuie să treci într-o scrisoare de intenție, este important să vorbim și despre structurarea acesteia. Primul aspect important este adresarea, care în unele cazuri trebuie să fie formală. Sigur, asta depinde mult la ce poziție aplici și cine este persoana căreia îi trimiți scrisoarea. Evită să folosești cuvinte precum ”Bună”, ”Hei” etc. Într-o scrisoare de intenție te adresezi directorului companiei sau directorului de resurse umane a companiei. Un exemplu bun pentru adresarea corectă este următorul:

Varianta ideală: Către, [nume și prenume],
Dacă nu cunoști numele persoanei: te poți adresa direct departamentului – Către Directorul companiei X, sau Către Directorul de Resurse umane.
Varianta alternativă: Dragă doamnă/domnule.

Al doilea aspect important este introducerea. Primul alineat al scrisorii trebuie să îl folosești pentru a te prezenta: “Numele meu este X și momentan ocup poziția de Y la compania Z.“ 

Apoi, asigură-te că introduci și motivul pentru care trimiți această scrisoare!
“Sunt interesat să lucrez în compania dvs.” sau “sunt interesat de poziția de Marketing Assistant din cadrul companiei dvs.” Nu intra foarte mult în detalii aici, deoarece experiența ta este trecută și în CV. Folosește-te de spațiul rămas pentru a-ți prezenta abilitățile și pentru a convinge recrutorul că ești potrivit pentru jobul respectiv.

Un alt exemplu pentru introducere este următorul:
„Dragă X sau Dragă doamnă/domnule,

Vă scriu deoarece doresc să îmi exprim interesul pentru poziția de …. din cadrul departamentului dvs. de …. Momentan dețin funcția de asistent manager cu o experiență de trei ani în compania SC XYZ SRL.

Consider că abilitățile mele aduc un plus de valoare pentru echipa dvs.”

Al treilea aspect important este prezentarea abilităților și realizările tale. Cea mai mare parte a scrisorii tale ar trebui să o dedici pentru această secțiune. Descrie ceea ce te face potrivit pentru acel job, care sunt abilitățile tale și de ce ai aduce un beneficiu companiei.

Care sunt abilitățile și experiența pe care trebuie să le menționezi în scrisoare? Simplu, cele care se potrivesc cu descrierea jobului la care aplici. Dacă ai aptitudini relevante, menționează-le! Poți include aici și hobby-urile tale, dacă consideri că ajută la remarcarea abilităților. De exemplu, poți menționa cum pasiunea ta pentru îmbrăcăminte te-a determinat să devii un designer profesionist.

Concret, oferă mereu exemple specifice atunci când îți prezinți abilitățile, altfel riști ca angajatorul să vadă doar o listă de calități enumerate, fără putere de convingere. Explică cum poți contribui la creșterea companiei prin abilitățile tale. Acest aspect este cel mai greu, însă îți va fi mult mai ușor dacă ții cont de descrierea job-ului respectiv. Tot ce trebuie să faci este să te inspiri din anunț. În cazul în care nu aplici pentru un job anume, ci pe profilul companiei, poți să faci o căutare pentru a afla mai multe informații despre aceasta: care e cultura organizațională, domeniul de activitate, obiectivele comerciale, domeniul de expertiză etc.

Ultimul paragraf se referă la încheierea scrisorii. Înainte de a încheia scrisoarea, este indicat să soliciți companiei să te contacteze. Comunică-i faptul că aștepți cu nerăbdare să fii contactat/ă și ți-ar face plăcere să faci parte din echipa lor. Nu uita să îți treci datele de contact: adresa de e-mail și numărul de telefon. Apoi, încheie scrisoarea formal, folosindu-ți numele întreg.
De exemplu:

“Cu stimă,

nume și prenume”

Sau

“O zi frumoasă!

nume și prenume”

Dacă aplici la un anumit job, include-ți numele și titlul jobului. Dacă respectiva companie nu are un post vacant în acel moment, dar dorești să îți trimiți CV-ul și scrisoarea de intenție, alături de nume va trebui să introduci o expresie precum „Solicitarea unui loc de muncă”.

Dacă decizi să trimiți scrisoarea prin e-mail, nu este necesar să incluzi niciun fel de informații de contact, altundeva decât în semnătura e-mail-ului. Un alt aspect important este research-ul, documentarea de dinainte de a scrie. Așa cum spuneam anterior, asigură-te că deții informații despre companie, pentru a înțelege cultura, misiunea și nevoile acesteia. Acest lucru este deosebit de important dacă scrisoarea ta este un “apel rece”. Trebuie să explici cum ai adăuga valoare companiei, iar acest lucru îl poți face numai dacă deții informații utile despre aceasta.

Nu îți reafirma CV-ul! În schimb, alege-ți cele mai puternice calificări și evidențiază-le. Scrisoarea de intenție trebuie să conțină alte informații tocmai pentru a convinge angajatorul să îți citească ulterior și CV-ul. Obiectivul tău este să îi arăți cele mai bune calități angajatorului, astfel încât acesta să fie convins, nu pentru a-i oferi o istorie completă a carierei. Ia în considerare utilizarea punctelor.

O strategie bună pentru formatarea scrisorii de intenție este de a include o secțiune cu punctele care evidențiază calificările tale pentru acel loc de muncă. Bulinele te vor ajuta să îți evidențiezi calificările pe „pagină”, atrăgând imediat atenția asupra abilităților și expertizei pe care le oferi. O utilizare atentă a ”boldface” poate ajuta, de asemenea, să atragă privirile managerului de angajare.

  • Păstrează scrisoarea scurtă, nu trebuie să fie mai mult de o pagină. Dacă scrii o scrisoare mai lungă, este posibil ca managerul sau recrutorul să nu o citească.
  • Nu uita să îți citești scrisoarea pentru a corecta erorile de ortografie, gramatică și formatare.
  • Cere ajutorul unui prieten sau unui membru al familiei înainte de a o trimite.
  • Într-un final, scrisoarea trebuie să fie profesionistă.

Model scrisoare de intenție

În final, haide să recapitulăm puțin ceea ce am învățat: care sunt lucrurile pe care trebuie să le eviți și care sunt cele mai importante aspecte pe care trebuie să le iei în considerare pentru a avea succes. Mai jos îți vom prezenta câteva tips-uri de care dacă vei ține cont nu vei da greș și care te vor ajuta în redactarea unei scrisori de intenție reușite, dacă vreodată îți va fi solicitată una.

La ce trebuie să fii atent atunci când redactezi scrisoarea de intenție:

Fii specific cu privire la abilitățile și la realizările tale! Menționează numele jobului la care aplici (dacă este cazul) și unde ai găsit acest anunț.

Menționează în scrisoare ceea ce te-a atras la compania respectivă.

Argumentează mereu abilitățile tale cu exemple, nu doar le enumera.

Recitește anunțul jobului ori de câte ori este nevoie, pentru a înțelege care sunt așteptările angajatorului și pentru a putea evidenția aptitudinile potrivite jobului la care aplici.

Menționează motivul pentru care crezi că ești potrivit pentru jobul respectiv.

Nu uita să îți treci numele, prenumele și datele tale de contact în scrisoare.

Ține cont mereu de cultura companiei. Dacă aplici pentru un job în domeniul bancar, scrisoarea trebuie să fie formală. În cazul în care este vorba de un domeniu în marketing sau design, aceasta trebuie să fie creativă.

Formulează scrisoarea de intenție în așa fel încât să te reprezinte, să fie personală, nu șablonată, descărcată de pe internet.

Fă o căutare despre companie înainte de a o scrie, pentru a știi cui te adresezi. În cazul în care nu vei găsi informații, poți să te folosești de introducerile pe care le-am menționat mai sus în acest articol.

Respectă mereu cele patru paragrafe atunci când redactezi scrisoarea de intenție:
1) Introducerea, unde te prezinți și menționezi intenția pentru care ai trimis această scrisoare, jobul la care dorești să aplici și site-ul unde ai găsit anunțul.
2) Descrierea aptitudinilor cu exemple clare. Poți face un mic rezumat despre ceea ce ai vorbit în scrisoare incluzând și calitățile tale, care sunt potrivite pentru a integra în cultura companiei.
3) Încheierea scrisorii. Aici trebuie doar să îi mulțumești angajatorului sau recrutorului că ți-a citit scrisoarea și să îi dai de înțeles că aștepți să fii contactat.

Un alt aspect important de care trebuie să ții cont este gramatica. Dacă trimiți o scrisoare plină de greșeli gramaticale, cel mai probabil aceasta îți va scădea foarte mult șansele de a fi contactat și vei risca astfel să pierzi jobul mult dorit. Poți cere ajutorul unei persoane apropiate, care să îți citească scrisoarea înainte de a o trimite companiei și alături de care să corectezi greșelile gramaticale.

Acum că am vorbit despre ce trebuie să conțină o scrisoare de intenție care este redactată corespunzător, haide să vedem ce nu trebuie să treci într-o scrisoare, care sunt aspectele pe care trebuie obligatoriu să le eviți.

Paragrafe lungi. Scrisoarea de intenție nu trebuie să depășească o pagină. Fiecare paragraf trebuie să fie redactat clar, la subiect să fie ușor de citit și să conțină doar informații relevante postului pentru care aplici.

Nu intra în detalii despre motivele pentru care dorești să pleci de la jobul actual.

Nu menționa salariul pe care îl dorești în scrisoarea de intenție. Acest subiect se discută mereu la interviu.

Nu enumera o listă vagă de informații fără ca ele să nu fie explicate.

Evită să îți repeți CV-ul. Scrisoarea de intenție îți oferă posibilitatea de a-ți evidenția realizările și abilitățile și de a demonstra angajatorului că ai fi un plus pentru companie.

Evită să folosești aceeași scrisoare de fiecare dată când aplici la un job. Scrisoarea trebuie să fie personalizată, mereu potrivită pentru postul vacant. Modifică mereu scrisoarea înainte de a o trimite angajatorului.

Verifică informațiile trecute, numele jobului, numele companiei și numele persoanei căreia îi trimiți scrisoarea.

În rest… multă baftă!