SCOPUL ROLULUI

Căutăm o persoană organizată, proactivă subordonată direct CEO-ului și să asigure funcționarea fluentă a activității administrative și operaționale. Rolul combină trei arii complementare:

•        Back Office Operațional — urmărirea documentelor, serviciilor și facturării

•        Coordonare Administrativă — echipele de contabilitate și dispecerat, fluxuri interne

•        Executive Assistant — suport direct și prioritizat pentru CEO / Administrator

Persoana selectată nu va coordona direct transporturile, dar va fi punctul central de organizare și control al proceselor conexe.

RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

1. Executive Assistant & Suport pentru CEO

•        Preia, filtrează și urmărește solicitările administrative ale administratorului

•        Pregătește rapoarte, situații, centralizatoare și prezentări la cerere

•        Urmărește termenele importante și respectarea lor

•        Reprezintă interfața între CEO și celelalte departamente interne

2. Coordonare Echipă

•        Coordonează fluxul de documente între dispecerat, contabilitate și back office

•        Urmărește ca serviciile finalizate să fie transmise la timp pentru facturare

•        Verifică existența documentelor obligatorii: comenzi, CMR-uri, POD-uri, avize, termodiagrame

•        Semnalează și urmărește rezolvarea documentelor lipsă sau incomplete

•        Menține proceduri clare de comunicare și raportare între departamente

•        Sprijină contabilitatea în colectarea și verificarea documentelor primare

3. Coordonare Administrativă & Operațională

•        Ține evidența autorizațiilor, certificărilor, asigurărilor și documentelor companiei

•        Pregătește documentele pentru controale din partea autorităților și auditurilor clienților

•        Identifică blocaje în procese și propune soluții de eficientizare

•        Supervizează respectarea termenelor interne în toate departamentele

•        Ține legătura cu clienții pentru servicii de depozitare și manipulare marfă

•        Transmite solicitările clientului către depozit și raportează înapoi rezultatele

5. Suport Financiar-Administrativ

•        Înregistrează și transmite spre aprobare solicitările de plată de la furnizori

•        Sprijină verificarea soldurilor și urmărirea plăților la nivel administrativ

•        Pregătește și verifică deconturile de cheltuieli

•        Colaborează cu departamentul financiar-contabil pentru raportări periodice

•        Experiența în avizare / facturare reprezintă un avantaj

PROFILUL CANDIDATULUI IDEAL

Experiență & Cunoștințe

•        Minimum 3 ani în back office, administrație sau coordonare în transport / logistică / casă de expediții

•        Cunoaștere solidă a documentelor de transport: CMR, POD, avize, comenzi

•        Experiență în colaborarea cu departamentele de contabilitate și dispecerat

•        Familiarizare cu procese de facturare și verificare documente primare (avantaj)

•        Experiență în suport pentru management / executive assistant (avantaj)

Competențe

•        Organizare exemplară și capacitate de gestionare a mai multor priorități simultan

•        Comunicare clară și asertivă, atât oral cât și în scris

•        Atenție la detalii și spirit analitic

•        Discreție și integritate în gestionarea informațiilor confidențiale

•        Proactivitate — identifică probleme și propune soluții fără a aștepta instrucțiuni

•        Abilitate de a lucra atât independent cât și în echipă

•        Cunoaștere avansată MS Office (Excel, Word, Outlook) și instrumente de evidență