FIȘA POSTULUI

Secretară / Secretar birou

1. Date de identificare a postului

Denumirea postului

Secretară / Secretar

Departament

Administrativ / Secretariat

Locația postului

Birou București

Relații ierarhice

Subordonat(ă) direct managementului / directorului de birou

Program de lucru

Full-time, program normal de birou (L–V)

Tip de contract

Contract individual de muncă, normă întreagă

Salariu net

6.000 - 8.000 RON

2. Scopul postului

Postul de secretară asigură buna desfășurare a activității administrative curente a biroului, oferind suport organizatoric managementului și echipei, gestionând comunicarea internă și externă, documentele companiei și fluxul de informații, contribuind astfel la eficiența operațională a organizației.

3. Atribuții și responsabilități principale

Activități de secretariat și suport administrativ

•     Preia, înregistrează și redirecționează apelurile telefonice și corespondența electronică către persoanele/departamentele relevante.

•     Redactează, formatează și gestionează documente, adrese, notificări, procese-verbale și corespondență oficială.

•     Administrează registrul de intrări-ieșiri al documentelor și asigură arhivarea corectă a acestora, în format fizic și electronic.

•     Pregătește și organizează dosarele și materialele necesare pentru întâlniri, ședințe și vizite ale partenerilor.

•     Gestionează ștampila companiei și documentele cu regim special, conform procedurilor interne.

Organizare și planificare

•     Gestionează agenda și calendarul de întâlniri ale conducerii, programând și confirmând întâlniri, apeluri și evenimente.

•     Organizează deplasările interne și externe ale angajaților (rezervări bilete, cazare, transport) și întocmește decontul de cheltuieli aferent.

•     Coordonează organizarea logistică a ședințelor, evenimentelor și vizitelor din birou (sală, catering, materiale).

Relații cu terții

•     Întâmpină vizitatorii, clienții și partenerii de afaceri, asigurând o primă impresie profesională asupra companiei.

•     Menține legătura cu furnizorii de servicii pentru birou (curierat, papetărie, mentenanță, servicii de curățenie etc.).

•     Colaborează cu celelalte departamente (comercial, contabilitate, logistică) pentru transmiterea rapidă a informațiilor și documentelor.

Gestiune administrativă a biroului

•     Asigură aprovizionarea cu materiale și consumabile necesare bunei funcționări a biroului (papetărie, produse de birou etc.).

•     Ține evidența facturilor, a documentelor de plată curente și le transmite departamentului financiar-contabil.

•     Sprijină activitățile de resurse umane la nivel administrativ (evidența concediilor, pontaj, documente angajați), acolo unde este cazul.

•     Respectă și aplică procedurile interne privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR) în gestionarea documentelor.

4. Cerințe ale postului

Studii și experiență

•     Studii medii sau superioare finalizate (se acceptă și studii superioare în curs).

•     Experiență anterioară pe un post similar (secretariat, recepție, asistență administrativă) reprezintă un avantaj.

•     Cunoștințe operare PC: pachetul Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) la nivel avansat.

•     Cunoașterea limbii engleze la nivel mediu-avansat (scris și vorbit); cunoașterea unei a doua limbi străine constituie un avantaj.

Competențe și abilități personale

•     Abilități excelente de organizare, prioritizare a sarcinilor și gestionare a timpului.

•     Atenție la detalii, acuratețe și rigurozitate în întocmirea documentelor.

•     Abilități foarte bune de comunicare, orală și scrisă, și o atitudine profesională, orientată către client.

•     Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile ale companiei.

•     Capacitate de lucru sub presiune și de gestionare eficientă a mai multor sarcini simultan.

•     Atitudine proactivă, spirit de echipă și disponibilitate de a învăța.

•     Prezență plăcută și ținută office adecvată, dat fiind rolul de reprezentare a companiei în relația cu vizitatorii.

5. Condiții de muncă

•     Activitatea se desfășoară la sediul biroului din București.

•     Poate implica, ocazional, program prelungit în perioade cu volum mare de activitate sau evenimente.

•     Se pun la dispoziție echipamentele și resursele necesare desfășurării activității (calculator, telefon, birou).

6. Indicatori de performanță

•     Respectarea termenelor de procesare și transmitere a documentelor și corespondenței.

•     Acuratețea și corectitudinea documentelor întocmite.

•     Gradul de satisfacție al conducerii, colegilor și partenerilor privind suportul administrativ oferit.

•     Buna organizare a agendei, întâlnirilor și deplasărilor, fără suprapuneri sau întârzieri.

Notă: Prezenta fișă a postului are caracter orientativ și poate fi adaptată/completată în funcție de nevoile specifice ale companiei și de evoluția atribuțiilor postului.