Căutăm un Events Organizer - Operațional excepțional, extrem de organizat și proactiv, pentru a se alătura echipei noastre clientului nostru, un organizator de evenimente fine tech.

Rolul este esențial în execuția impecabilă a evenimentelor noastre tech de anvergură (conferințe, summit-uri) cude participanți.

Candidatul ideal este capabil să gestioneze întregul ciclu de viață operațional al unui eveniment, de la concept la analiza post-eveniment. Vei fi punctul central care asigură că toate elementele operaționale se îmbină perfect pentru a crea o experiență memorabilă și fluidă pentru participanți, speakeri și sponsori.

Responsabilități Principale

Acest rol acoperă 360 de grade operațiunile unui eveniment

• Identificarea, evaluarea și negocierea contractelor cu locații potrivite pentru evenimente de mare anvergură.

• Crearea planurilor detaliate de amenajare a spațiului (floor plans), incluzând zonele de scenă, expoziție, networking, catering și backstage.

• Coordonarea tuturor aspectelor legate de infrastructura locației: electricitate, internet, HVAC, securitate și acces.

• Selectarea, negocierea și contractarea tuturor furnizorilor externi: producție tehnică (audio-video, lumini), catering, branding și signalistică, mobilier, servicii de curățenie etc.

• Menținerea unei relații de parteneriat cu furnizorii și evaluarea constantă a performanței acestora.

• Participarea la crearea bugetului pentru componenta operațională a evenimentului.

• Monitorizarea atentă a costurilor, procesarea facturilor și menținerea cheltuielilor în conformitate cu bugetul alocat.

• Identificarea oportunităților de optimizare a costurilor fără a compromite calitatea.

• Colaborarea strânsă cu echipa tehnică pentru a asigura toate necesitățile AV pentru scenele principale și workshop-uri.

• Managementul platformelor de înregistrare, aplicațiilor mobile ale evenimentului și altor tehnologii folosite (ex: platforme de networking, sisteme de vot live).

• Crearea documentelor master de planificare: run of show, timeline de producție, contact list, planuri de criză.

• Managementul transportului și cazării pentru speakeri, echipa internă și parteneri VIP.

Coordonarea producției materialelor de eveniment (badge-uri, agende, materiale promoționale).

• Rolul de supervizare operațională on-site, asigurându-se că evenimentul se desfășoară conform planului (run of show).

• Punctul central de contact pentru toate problemele operaționale apărute în timpul evenimentului.

• Supervizarea procesului de check-in/înregistrare pentru a asigura un flux rapid și eficient.

• Gestionarea signalisticii și a fluxurilor de mișcare în interiorul locației.

• Managementul echipei de suport (staff, voluntari), alocarea sarcinilor și supervizarea execuției.

• Coordonarea directă a tuturor furnizorilor (catering, tehnic, securitate) pentru a asigura livrarea serviciilor la standardele agreate.

• Identificarea și rezolvarea rapidă și calmă a oricăror probleme neprevăzute, de la defecțiuni tehnice la urgențe medicale minore.

• Implementarea planurilor de contingență create în faza de planificare.

• Supervizarea procesului de de-rigging și curățenie a locației, asigurând respectarea contractului.

• Coordonarea returnării echipamentelor închiriate și a materialelor.

• Colectarea datelor și a feedback-ului de la participanți, sponsori și echipă.

• Analiza performanței operaționale a evenimentului, identificând succesele și zonele de îmbunătățit.

• Crearea unui raport post-eveniment detaliat pe componenta operațională.

Cerințe și Calificări

• Educație: Studii superioare finalizate (domeniile Comunicare, Management, Marketing, Turism reprezintă un avantaj).

• Experiență:

▪ Minimum 3-5 ani de experiență demonstrabilă în organizarea de evenimente, cu focus pe conferințe, expoziții sau evenimente corporate de mare anvergură (peste 1.000 de participanți).

▪ Experiență solidă în negocierea cu locații și furnizori și în managementul contractelor.

• Abilități Tehnice:

▪ Cunoștințe avansate de operare MS Office / Google Suite (în special Excel/Sheets pentru bugete).

▪ Limba engleză – nivel avansat (scris și vorbit).

Profilul Candidatului Ideal

• OrganizatorAi o atenție la detalii și o abilitate naturală de a jongla cu multiple sarcini simultan, fără a pierde din vedere imaginea de ansamblu.

• Rezolvator de Probleme: Ești calm sub presiune și vezi orice problemă neașteptată ca pe o oportunitate de a găsi o soluție creativă și eficientă.

• Comunicator Excelent: Ai abilități excepționale de comunicare interpersonală, scrisă și verbală. Poți comunica clar și concis cu toți stakeholderii, de la directori executivi la personalul de curățenie.

• Negociator Abil: Ești capabil să negociezi contracte avantajoase, menținând în același timp relații pozitive și pe termen lung cu partenerii.

• Proactiv și Autonom: Preiei inițiativa, anticipezi nevoile și lucrezi cu un grad înalt de autonomie pentru a duce la bun sfârșit sarcinile. Page 2 of 4

• Orientat spre Acțiune: Ești o persoană "hands-on", dispusă să se implice direct în execuție și să nu se teamă de "munca de jos" necesară pentru succesul unui eveniment.

• Spirit de Echipă: Colaborezi excelent cu echipele interne (marketing, vânzări, conținut) și externe pentru a atinge un obiectiv comun.

Locație: București de la birou, Tineretului

Tipul contractului: Full-time