Office & Client Intake Coordinator Societate de avocatură – București

Căutăm o persoană organizată, serioasă și comunicativă pentru rolul de Office & Client Intake Coordinator într-o societate de avocatură din București.

Rolul este potrivit pentru cineva care lucrează bine structurat, știe să gestioneze solicitări multiple, comunică profesionist cu potențiali clienți și colegi și poate urmări taskurile până la finalizare.

Acesta este un rol administrativ-operațional și de client intake, nu un rol juridic, de consilier juridic sau de avocat stagiar.

Rolul este hands-on în primele luni și presupune implicare directă în front desk, lead intake, CRM, follow-up și suport operațional. În funcție de performanță, volum și dezvoltarea echipei, poate evolua către o poziție de coordonare operațională / office management.

Ce vei face
1. Client intake & potențiali clienți

• Preiei solicitările primite pe telefon, email, WhatsApp sau direct la birou.
• Clarifici, la nivel inițial, serviciul solicitat de potențialul client.
• Notezi corect datele de contact și informațiile relevante.
• Introduci și actualizezi potențialii clienți în CRM / JG.
• Transmiți solicitările către avocatul coordonator / avocatul responsabil.
• Faci follow-up pe potențiali, astfel încât cererile să nu rămână fără răspuns.

2. Office operations & front desk

• Răspunzi la telefon și gestionezi solicitările curente.
• Primești și transmiți corespondență, documente, scanări și materiale.
• Redirecționezi documente, emailuri și informații către colegii potriviți.
• Oferi suport administrativ colegilor: împuterniciri, anexe, documente, printuri, arhivare, transmitere documente.
• Menții ordinea operațională în zona administrativă a biroului.

3. Task management & raportare

• Ții evidența taskurilor primite în Task Register.
• Transmiți To Do-ul zilnic pentru ziua următoare.
• Transmiți Weekly Status vinerea.
• Urmărești termenele, statusurile și blocajele.
• Semnalezi din timp când ai nevoie de clarificări sau reprioritizare.

4. Proceduri & organizare internă

• Contribui la standardizarea fluxurilor interne.
• Documentezi proceduri simple pentru activitățile recurente.
• Ajută la reducerea întreruperilor și la o mai bună organizare a solicitărilor interne.
• Poți contribui punctual la taskuri recurente de conținut / marketing, cum ar fi postări, știri sau materiale scurte.

Ce căutăm

• Experiență anterioară într-un rol de office assistant, executive assistant, office manager junior, client support, customer service, operations assistant, front desk sau rol similar.
• Engleză bună, scris și vorbit.
• Comunicare clară și profesionistă.
• Atenție la detalii.
• Capacitate bună de organizare și prioritizare.
• Confort cu email, Excel / Google Sheets, calendare, documente și sisteme de tip CRM.
• Capacitatea de a urmări taskuri multiple fără să piardă follow-up-ul.
• Seriozitate, discreție și orientare către soluții.
• Disponibilitate pentru lucru de la birou, program 09:00 – 18:00.

Constituie avantaj

• Experiență într-o firmă de avocatură, consultanță, servicii profesionale, contabilitate, real estate, clinică privată sau mediu corporate.
• Experiență cu CRM-uri, task management sau sisteme interne de evidență.
• Experiență în relația cu clienți / potențiali clienți.
• Abilitatea de a redacta texte scurte, clare și corecte.

Ce nu este acest rol

Acest rol nu este un rol de avocat stagiar, consilier juridic sau legal trainee.
Nu presupune redactare juridică complexă și nu este gândit ca etapă de tranziție către practica de avocat.

Este un rol de organizare, client intake, follow-up, front desk și suport operațional.

Ce oferim

• Mediu profesionist, într-o societate de avocatură activă și în dezvoltare.
• Rol clar, cu proceduri și așteptări definite.
• Posibilitatea de a învăța cum funcționează operațional o firmă de servicii profesionale.
• Posibilitatea ca rolul să evolueze, în funcție de performanță și volum, către o poziție de coordonare operațională / office management.
• Program: 09:00 – 18:00, de la birou.