Fișa Postului: Front Office – Laborator Tehnică Dentară

Obiectivul General al Postului

Asigurarea gestionării eficiente a fluxului de lucru administrativ în laborator, prin coordonarea comenzilor și livrărilor, menținerea unei comunicări optime cu medicii colaboratori și suportul tehnicienilor dentari în obținerea informațiilor necesare.

Responsabilități și Atribuții Principale

Gestionarea Livrărilor și Recepțiilor

• • Preluarea coletelor de la curieri și înregistrarea acestora conform procedurilor interne.
  • Recepționarea curselor de transport (Bolt, Uber) care aduc lucrări dentare de la colaboratori.
  • Expedierea lucrărilor finalizate către medici prin aplicații de transport (Bolt, Uber) sau curieri specializați.
  • Coordonarea și selectarea celor mai eficiente metode de transport pentru livrările laboratorului(bolt sau Caut Curier).

Gestionarea Materialelor de Curățenie și Întreținere

• • Responsabilitatea de a comanda produsele necesare pentru curățenie și întreținerea laboratorului, în colaborare cu persoana desemnată pentru curățenie.
  • Monitorizarea stocurilor de produse de curățenie și asigurarea aprovizionării în timp util.
  • Culegerea și raportarea informațiilor legate de consumul de utilități,inclusiv completarea datelor de contoare in conturile dedicate de utilități, scoaterea facturilor din aplicațiile de utilități si transmiterea lor către plata 

Organizarea  Lucrărilor

• • Crearea fișelor de pacient și organizarea cutiilor cu toate detaliile necesare fiecărui caz.

Comunicare și Suport pentru Tehnicieni

• • Menținerea comunicării cu medicii colaboratori prin grupurile de WhatsApp, e-mail sau telefon.
  • Solicitarea și transmiterea informațiilor necesare către tehnicienii dentari pentru realizarea corectă a lucrărilor.
  • Verificarea și urmărirea răspunsurilor primite de la medici pentru a asigura un flux de lucru eficient.

Suport Administrativ

• • Asigurarea corectitudinii și completării documentației pentru fiecare lucrare.
  • Organizarea documentelor și actualizarea bazelor de date interne.
  • Comunicarea eventualelor probleme sau întârzieri către echipa de management.

Gestionarea Facturilor și a Documentației Contabile

◦ Printarea și organizarea facturilor primite prin email la .

◦ Adăugarea și arhivarea facturilor într-un dosar dedicat pentru contabilitate.

◦ Pregătirea și transmiterea dosarului de facturi către contabilitate până pe data de 5 ale fiecărei luni.

◦ Actualizarea tabelului „FACTURI 2025”, asigurând evidența tuturor facturilor, indiferent de sursă (colete livrate, email, cereri de la Bianca/Bogdan).

◦ Verificarea și prevenirea duplicării facturilor, pentru a evita erori de plată și înregistrări greșite.

Monitorizarea Stocurilor și Ofertele Furnizorilor

◦ Învățarea și familiarizarea cu produsele utilizate în laborator, pentru o mai bună înțelegere a necesităților de aprovizionare.

◦ Urmărirea prețurilor și ofertelor furnizorilor pentru produsele uzuale, identificând oportunități de optimizare a costurilor.

◦ Realizarea de rapoarte lunare privind consumul de materiale, pentru a identifica frecvența comenzilor și necesitatea ajustării acestora.

◦ Solicitarea de oferte personalizate de la furnizori, în vederea economisirii resurselor laboratorului.

Gestionarea Pieselor și Componentelor Protetice

◦ Monitorizarea constantă a grupului de WhatsApp „Comenzi” pentru a urmări necesarul de materiale și componente protetice.

◦ Comandarea materialelor necesare de la furnizori, în funcție de cerințele laboratorului.

◦ Gestionarea comenzilor de bonturi și analogi, colectând cererile din partea medicilor și plasând comenzile în grupurile de comunicare dedicate.

Monitorizarea și Înregistrarea Lucrărilor

◦ Înregistrarea tuturor lucrărilor dentare care intră în sistem, notând detaliile acestora în MiioSmile

◦ Verificarea finală a lucrărilor înainte de expediere, asigurându-se că numărul de elemente corespunde cu informațiile inițiale și că toate datele sunt corect introduse.

Documentare și Evidență Vizuală

◦ Realizarea de fotografii justificative pentru fiecare lucrare care intră în laborator și fiecare lucrare expediată către medici, ca măsură de siguranță în cazul unor eventuale pierderi sau neclarități.