POZITIE:   Back Office

SUBORDONARE IERARHICA:   Subordonat Directorului Operational

STUDII MINIME:   Diploma de bacalaureat

INSTRUIRE IN COMPANIE:   Acompaniere adecvata pentru cunoasterea modalitatilor operationale si tehnice.

COMPETENTE:

•          Cunoasterea procedurilor specifice functiei.

•          Excelente abilitati organizatorice si de comunicare.

•          Cunoasterea limbii engleze scrise si vorbite.

•          Cunoasterea limbii italiene scrise si vorbite.

SARCINI, ATRIBUTII SI CARACTERISTICI ALE POSTULUI

•          Persoana se va ocupa de activitati administrative, organizatorice si de suport tehnico-comercial, in contact direct cu personalul tehnic, clientii si furnizorii nationali si internationali.

•          Responsabilitati principale

•          Gestionarea comunicatiilor telefonice si a corespondentei generale.

•          Organizarea calatoriilor personalului tehnic (China - Europa), inclusiv:

-          Rezervarea zborurilor, hotelurilor si transferurilor.

-          Pregatirea documentatiei pentru vize si permise de calatorie, dupa caz.

-          Coordonarea cu clientii si furnizorii pentru planificarea deplasarilor.

•          Colectarea rapoartelor zilnice ale tehnicienilor aflati in deplasare si centralizarea intr-un fisier unic.

•          Suport la elaborarea unui manual digital (bazat pe AI) pentru instruirea interna privind utilajele companiei.

•          Redactarea rapoartelor post-interventie care urmeaza a fi transmise clientului.

Activitati comerciale si logistice

•          Cercetarea si actualizarea bazelor de date cu clienti si potentiale contacte in Europa pentru viitoare actiuni promotionale.

•          Monitorizarea vehiculelor companiei utilizate pentru deplasari tehnice sau logistice.

•          Gestionarea primei note contabile si suport la inregistrarile administrative.

•          Gestionarea materialelor intrate si iesite:

-          Inregistrarea sau intocmirea documentelor de expeditie (avize, packing list, documentatie vamala sau de expeditor).

-          Rezervarea ridicarilor cu curieri sau transportatori.

-          Pregatirea documentatiei auxiliare pentru expedierile de utilaje.

Competente tehnice necesare

•          Excelenta cunoastere a mediului Windows.

•          Buna stapanire a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams).

•          Capacitate de utilizare sau disponibilitate pentru invatarea unui software CRM de companie (in curs de implementare).