Job details

INACTIVE AD: The employer is not currently actively recruiting for this position, but you can apply for the ad.

ASISTENT MANAGER

Responsive Employer
Career level
Middle (2-5 years)
Employment type
Full time
Spoken languages
English - Advanced
* all languages are compulsory
Address
Number of vacancies
1

OBIECTIVELE POSTULUI:

  • asigurarea repartizării informaţiilor dinspre management către toate departamentele firmei, precum şi în sens invers 

  • Asigurarea transmiterii informaţiilor primite din afara firmei, precum şi a celor către exteriorul firmei persoanelor cărora li se adresează

SARCINI, ATRIBUTII, ACTIVITATI

  • Preia şi direcţionează apelurile telefonice, iar dacă persoana solicitată este ocupată / lipseşte, preia eventualele mesaje şi le transmite ulterior sau direcţionează apelul către persoanele care ar putea să cunoască problema.

  • inainte de transferarea mesajului află cine sună şi eventual în ce problemă; transmite aceste informaţi persoanei interesate înainte de a transfera efectiv legătura. 

  • primeşte persoanele din afară (clienţi, parteneri de afaceri etc.), îi informează pe cei interesaţi despre sosirea acestora după care conduce vizitatorii la persoanele respective, asigurând protocolul aferent.

  • in cazul în care persoana care primeşte vizita este ocupată / lipseşte, secretara pune oaspeţii în legătură cu altcineva care cunoaşte problema.

  • sortează şi înregistrează corespondenţa primită în registrul de intrări-ieşiri (număr, dată, denumirea firmei, telefon, conţinutul mesajului, alte informaţii considerate necesare).

  • menţine evidenţa primirii faxurilor, se ocupă de copierea şi înregistrarea lor (conţinutul mesajului, număr, data), îndosarierea lor în bibliorafturi (Primite, Trimise)  

  • asigura logistica de calatorie pentru conducerea firmei (rezervari hotel transport) - menţine legătura cu agenţii de turism, de voiaj etc. pentru a asigura transportul şi cazarea, la nivelul solicitat, în cazul deplasărilor în interes de serviciu ale angajaţilor / partenerilor firmei.

  • asigura transmiteriea documentelor prin posta, fax, e-mail - completează borderourile pentru Prioripost, plicurile trimise recomandat (prin curierat rapid sau poştă normală), completează adresele pe plicuri, împachetează coletele, înregistrează plicurile trimise.

  • programează interviurile şi audienţele.

  • redacteaza corespondenta de afaceri necesara desfasurarii activitatii zilnice, elaboreaza si redacteaza documente si rapoarte cerute de management 

  • actualizeaza baza de date documente 

  • procura rechizite si consumabile de birou si alte materiale necesare functionarii biroului 

  • convoacă participantii la sedintele firmei 

  • participa la sedintele de lucru si redacteaza minuta intalnirilor 

  • participa la organizarea evenimentelor din cadrul firmei

  • copiază / redactează / tehnoredactează diferite materiale.

 

RESPONSABILITATI

 

  • Asigură o bună comunicare cu toate departamentele firmei şi transmite corect şi în timp util informaţiile.

  • manifestă atenţie faţă de toate persoanele străine care vin în firmă indiferent în ce calitate se prezintă acestea.

  • are o atitudine politicoasă atât faţă de colegi, cât şi faţă de persoanele cu care vine în contact în cadrul firmei.

  • răspunde de corectitudinea şi promptitudinea cu care furnizează / transmite informaţii.

  • răspunde de promovarea imaginii firmei prin comportamentul adoptat şi prin activitatea desfăşurată.

  • urmăreşte în permanenţă dacă mesajele / corespondenţa au fost recepţionate / transmise şi au ajuns la destinaţie.

  • se preocupă în permanenţă de dezvoltarea şi îmbogăţirea competenţelor proprii.

  • răspunde de păstrarea confidenţialităţii asupra informaţiilor despre firmă la care are acces.

  • răspunde de rapiditatea şi promptitudinea cu care preia / transmite mesajele celor interesaţi.

  • respectă procedurile de lucru generale specifice societăţii (programul de lucru, punctualitatea în întocmirea şi predarea rapoartelor etc.).

  • respectă Regulamentul Intern şi Regulamentul de Organizare şi Funcţionare.

  • respectă termenele impuse de predare a situaţiilor către superiorul ierarhic.

  • păstrează confidenţialitatea datelor şi informaţiilor la care are acces.

  • respectă şi aplică actele normative în vigoare şi Contractul Colectiv de Muncă aplicabil.



CERINTE

  • studii superioare finalizate; Colegiul de secretariat sau cursuri de specializare în secretariat / birotică

  • cunostinte operare calculator (MS Office: Word, Excel, Power Point) - foarte bine - cerinta obligatorie

  • excelenta cunoaştere a limbii române, scris şi vorbit.

  • cunoaşterea de limbi străine: limba engleză, nivel avansat – cerinta obligatorie

  •       experienţa de lucru necesară (vechimea în specialitatea cerută de post): Minimum 2 ani experienţă în domeniu.

  • competenţe de comunicare şi uşurinţă în stabilirea contactelor cu terţi;

  • competenţe de comunicare scrisă şi aplecare spre detaliu;

  • claritate şi coerenţă în exprimarea scrisă şi orală;

  • bună memorare a datelor şi cifrelor;

  • bună planificare şi organizare;

  • atenţie distributivă;

  • spirit de echipă;

  • rezistenţă la stres şi flexibilitate.

Prin aplicarea CV-ului acest job, sunteti de accord cu prelucrarea datelor cu caracter personal .Aceste date ne sunt necesare pentru desfasurarea procesului de recrutare

  • Online interview
  • Care sunt domeniile de activitate ale firmelor in care ai activat ca asistent manager?
  • Ce aspecte din CVul tau consideri ca te califica pentru acest job?
  • Luand in considerare descrirea sarcinilor din anunt, care este salariul net minim dorit pentru jobul de asistent manager din societatea Pharco Impex '93?