Descriere organizație

Organizația este o platformă reprezentativă a mediului de afaceri, care reunește companii importante active în România și facilitează dialogul structurat dintre sectorul privat, autorități publice și alți stakeholderi relevanți. Organizația funcționează într-un mediu dinamic și orientat către impact, lucrând îndeaproape cu reprezentanți ai top managementului, experți din companii, instituții publice, camere de comerț, organizații partenere și alte entități relevante pentru dezvoltarea economică a României.

Asistentul administrativ asigură buna funcționare administrativă și sprijină organizarea activităților curente ale organizației: întâlniri interne, reuniuni cu membrii, ședințe ale Consiliului Director, grupuri de lucru și evenimente dedicate membrilor organizației.

Rolul este unul integrat, cu responsabilități administrative, logistice și de execuție operațională, menite să susțină eficiența echipei și reprezentarea profesionistă în relația cu membrii, autoritățile și partenerii externi.

Responsabilități principale

Administrarea activității interne

• Menține evidențele interne privind membrii organizației, datele de contact, documentele și actualizările administrative.
• Organizează și actualizează arhiva fizică și electronică a organizației.
• Administrează și ține evidența contractelor, facturilor, plăților, înregistrărilor și documentelor justificative.
• Menține contactul operațional cu contabilul, auditorul și furnizorii administrativi.
• Urmărește termenele administrative, financiare și contractuale relevante.
• Asigură suportul logistic pentru activitatea zilnică a biroului: corespondență, consumabile, materiale, rezervări și alte nevoi administrative.

Suport pentru Directorul Executiv

• Gestionează agenda Directorului Executiv și programarea întâlnirilor.
• Organizează întâlniri cu membri, reprezentanți ai mediului de afaceri, autorități și parteneri instituționali.
• Pregătește documentele și materialele necesare pentru întâlniri.
• Sprijină organizarea ședințelor Consiliului Director.
• Asigură comunicarea administrativă cu membrii Consiliului Director și echipele acestora.
• Urmărește aspectele logistice și administrative rezultate din întâlniri.

Suport pentru echipă

• Programează ședințele grupurilor de lucru.
• Verificarea și redirecționarea newsletterului zilnic către membri.
• Transmite invitații, actualizează liste de participanți și urmărește confirmările.
• Menține contactul administrativ cu reprezentanții companiilor membre.
• Sprijină organizarea întâlnirilor dintre membri și autorități.
• Pregătește documentele necesare pentru reuniuni, consultări și procese de lucru.
• Sprijină redactarea și revizuirea procedurilor interne.

Suport logistic în organizarea reuniunilor și evenimentelor

• Sprijină organizarea evenimentelor asociației: întâlnirilor pentru membri, Adunării Generale Anuale, meselor rotunde și workshopurilor.
• Coordonează aspectele logistice: locație, catering, sală, materiale, protocol, echipamente tehnice.
• Sprijină pregătirea agendei, invitațiilor, listelor de participanți și documentelor necesare.
• Centralizează confirmările de participare și menține comunicarea cu invitații și furnizorii.
• Oferă suport în ziua evenimentului pentru înregistrare, primirea invitaților, organizarea sălii și buna desfășurare a programului.
• Urmărește activitățile post-eveniment: facturi, documente, centralizări, mulțumiri și arhivare.

Cerințe

• Studii superioare finalizate sau în curs.
• Experiență într-un rol administrativ, de coordonare operațională sau de suport executiv de minimum 3 ani.
• Foarte bune abilități de organizare, prioritizare și atenție la detalii.
• Comunicare clară și diplomatică.
• Cunoștințe bune de OneDrive, SharePoint și Microsoft Office – Outlook, Word, Excel, PPT.
• Limba engleză la nivel bun.
• Discreție, responsabilitate, seriozitate și capacitatea de a lucra cu informații confidențiale.
• Flexibilitate și capacitatea de a gestiona mai multe activități simultan.

Ofertă și oportunități

• Salariu competitiv, corelat cu experiența și profilul candidatului.
• Abonament servicii medicală private.
• Abonament de transport.
• Oportunitatea de a lucra într-un mediu profesionist, în contact direct cu top managementul companiilor membre.
• Expunere la proiecte, întâlniri și evenimente relevante pentru mediul de afaceri și dialogul instituțional din România.
• Echipă dinamică, colaborativă și dedicată să te sprijine în dezvoltarea ta și în atingerea potențialului profesional.

Profilul ideal

Candidatul ideal este o persoană organizată, atentă la detalii, discretă și proactivă, care poate susține activitatea zilnică și buna desfășurare a întâlnirilor și evenimentelor organizației, într-un mod profesionist și eficient.