Stellendetail

Arhivar

Compania noastră caută un Arhivar dedicat și organizat pentru a se alătura echipei noastre. Dacă ești o persoană atentă la detalii, cu abilități excelente de organizare și gestionare a documentelor, această poziție ar putea fi potrivită pentru tine.

Responsabilități:

• Vei asigura arhivarea fizica si electronica a tuturor documentelor nearhivate cu respectarea normelor legale si a reglementarilor interne aplicabile
• Vei asigura scanarea si digitalizarea tuturor documentelor deja arhivate in vederea completarii arhivei operationale departamentale, in format electronic
• Vei asigura verificarea corespondentei dintre arhiva fizica si cea electronica
• Vei efectua corectii (acolo unde este cazul) asupra datelor continute de arhiva
• Vei asigura operarea in timp real, in modulul informatic de gestiune a arhivei, a tuturor operatiunilor efectuate asupra documentelor arhivate,  a erorilor aparute si a corectiilor aplicate
• Vei asigura extragerea/reintroducerea din/in arhiva a documentelor solicitate pentru consultare de catre structurile de specialitate
• Vei asigura gestiunea echipamentelor si a spatiilor de depozitare a arhivei
• Vei asigura relationarea si coordonarea contractelor cu furnizorii de materiale si consumabile de arhivare
• Vei asigura preluarea arhivei fizice de la structurile de specialitate in concordanta cu calendarul setat impreuna cu acestea
• Vei asigura inventarierea arhivei
• Vei realiza toate operatiunile specifice aferente lucrarilor anuale de selectionare a arhivei si comunicarea cu Inspectorul delegat din partea Arhivelor Nationale
• Vei realiza toate operatiunile specifice aferente actualizarii Nomenclatorului Arhivistic al Societatii, diseminarea acestuia catre structurile de specialitate si preluarea lui la nivelul aplicatiei de Registratura on-line
• Vei asigura administrarea modulului informatic de gestiune a arhivei si a bazei de date asociate
• Vei asigura administrarea modulului informatic de gestiune a Registrului de Intrari/Iesiri, a modulului informatic de inregistrare automata in cadrul acestuia si a bazei de date asociate
• Vei asigura administrarea modulului informatic de gestiune a reglementarilor interne,  a bazei de date asociate, a evidentei acestora pe Intranetul Societatii si evidenta corespondentei cu autoritatile
• Vei participa la elaborarea de reglementari interne in domeniul arhivarii documentelor in vederea armonizarii cu legislatia in vigoare
• Vei asigura indeplinirea tuturor altor operatiuni arhivistice obligatorii prevazute de legislatia in vigoare si de reglementarile interne aplicabile

Activitati secundare:

In vederea sprijinirii Registratorului, atunci cand volumul de documente zilnic intrat depaseste capacitatea lui de procesare sau in vederea preluarii atributiilor Registratorului in perioadele de indisponibilitate a lui:

• Vei asigura preluarea si distribuirea corespondenţei intrate la nivelul întregii Societăţii si gestiunea acesteia prin intermediul software-ului dedicat,
• Vei procesa corespondenta primita de Societate, o vei digitaliza/scana si o vei distribui in format electronic si/sau fizic, dupa caz, catre structurile de specialitate

Cerințe:

• Studii medii/superioare
• Experienta minim 2 ani in cel putin unul dintre domeniile: operare si arhivare de documente/baze de date/registratura, intr-unul dintre domeniile financiar-bancar/asigurari/pensii
• Diploma de arhivar obtinuta in urma unui curs acreditat reprezinta avantaj
• Cunostinte de limba engleza nivel mediu
• Competente informatice in operarea pe calculator, utilizarea aplicatiilor din suita Microsoft Office la un nivel mediu
• Capacitate de adaptare la un sistem informatic nou
• Capacitate de asimilare rapida a informatiilor complexe
• Capacitate de analiza si sinteza
• Capacitate de reactie rapida la situatii neprevazute si de a propune solutii
• Capacitate de lucru in echipa
• Perseverenta, seriozitate, corectitudine, integritate   
• Abilitati de planificare si organizare, atentie la detalii

Beneficii:

• Oportunitatea de a lucra într-un mediu profesionist și dinamic
• Dezvoltarea abilităților de organizare și gestionare a informațiilor
• Posibilitatea de a contribui la eficiența operațională a companiei
• Oferim un pachet salarial atractiv și beneficii suplimentare

Dacă ești o persoană responsabilă, cu pasiune pentru organizare și arhivare, te invităm să aplici pentru poziția de Arhivar în cadrul companiei noastre. Așteptăm cu nerăbdare să facem cunoștință cu tine!