Cum să organizezi o ședință online eficientă

De când lucrăm din ce în ce mai mult remote și de acasă, o dată cu pandemia, și întâlnirile de lucru s-au mutat în spațiul virtual. Chiar dacă e mai comod, poate veni și cu provocări specifice. Ca să organizezi și să desfășori o întâlnire online eficientă, e bine să ții cont de câteva lucruri simple. Descoperă în articolul de mai jos ce poți face pentru a avea ședințe online productive cu echipa ta.

Sfaturi care să te ajute să organizezi o întâlnire online eficientă

1. Programează ședința online din timp și anunță echipa

Trimite o invitație în calendar celor a căror prezență este necesară la ședință și asigură-te că au confirmat. Poți anunța întâlnirea și pe canalul de comunicare de grup pe care îl folosiți, ca să fii sigur că sunt informați. Pentru ședințele recurente, poți întreba echipa ce interval orar este potrivit pentru toți.

2. Stabilește agenda întâlnirii și comunic-o echipei

Pentru a avea o ședință online eficientă, ajută să știi și să comunici clar obiectivul acesteia, care este rezultatul dorit de la ședință și ce urmăriți împreună, precum și o scurtă agendă a ședinței, mai ales dacă aveți mai multe lucruri de atins. Pentru întâlniri cu echipe mai mari, poți aloca un timp separat pentru întrebări, de exemplu. 

Ajută, de asemenea, rezervarea unui scurt timp pentru o introducere relaxată și pentru un rezumat care să reia concluziile ședinței, la final. Mai ales dacă ții o ședință cu persoane din mai multe departamente sau echipe, care nu interacționează des, e important să știe toți ce urmează să se discute. De asemenea, comunică participanților dacă este nevoie să se pregătească anterior (dacă sunt anumite materiale de citit, dacă e nevoie să vină cu întrebări sau idei pregătite pentru eficiența ședinței).

3. Menține discuția asupra obiectivului ședinței

Nu lungi ședințele prea mult, ci menține discuția și atenția echipei asupra obiectivului acesteia. Desigur, mai ales într-un brainstorming, pot apărea idei creative care nu au legătură direct cu subiectul – le poți lăsa să fie dezbătute dacă ți se pare util sau le poți nota pentru mai târziu și stabili altă întâlnire, dacă este un subiect important de discutat mai pe larg. Altfel, e recomandat să atragi atenția dacă discuția se îndepărtează de la scopul acesteia și să reveniți la obiectivul pentru care v-ați întâlnit.

4. Implică-i pe toți în discuție

Încearcă să implici toți membrii echipei sau să-i inviți să vină cu idei, să spună ce părere au și dacă sunt de acord sau nu cu deciziile, atunci când este cazul. Poate unele persoane sunt mai introvertite și mai retrase și nu comunică mereu ceea ce cred – încurajează-i să spună ce părere au, dacă este cazul, dar fără să forțezi și să insiști prea mult. E important ca fiecare membru al echipei să se simtă bine și integrat în echipă, în același timp.

5. Folosește tehnologia în avantajul vostru, cât de bine poți

În primul rând, alege un canal de comunicare care să fie util pentru voi (Zoom, Slack, Google Meets etc.). Asigură-te că permite partajarea ecranului dacă ai nevoie să o folosești și că funcționează bine pentru toți participanții (unii pot avea provocări cu anumite tehnologii). Pe cât posibil, folosiți camerele video pentru o interacțiune mai apropiată. Poți folosi și instrumente extra pentru a nota lucruri împreună – de exemplu în cazul unui brainstorming. Un astfel de instrument este Miro – un tool cu mindmaps unde puteți contribui toți cu idei și le puteți organiza împreună. Sau poți utiliza instrumente precum Google Docs.

6. Notează concluziile și pașii următori

Scrie care sunt concluziile ședinței pe parcurs: decizii, acțiuni și taskuri pentru viitor, idei de explorat sau posibile subiecte pentru alte ședințe. Poți ruga un coleg din echipă să facă acest lucru, mai ales dacă ești moderator, pentru a te putea concentra pe discuție și pe facilitarea acesteia. Poți aloca 5 minute la final pentru a recapitual și valida concluziile ședinței cu echipa.

7. Trimite un email cu sumarul întâlnirii

La finalul ședinței sau în scurt timp după aceasta, trimite participanților concluziile. Sau notează-le de la început într-un document comun la care au toți acces și unde le este ușor să le revadă. Dacă altcineva a notat concluziile, amintește-i să facă acest lucru cât de curând poate după finalizarea ședinței.

8. Ține ședința online scurtă și la obiect

Timpul tuturor colegilor este valoros, mai ales când ai mai mulți participanți la ședință. De aceea, e bine să mențineți ședințele eficiente și scurte, pe cât posibil. În plus, se pare că multe persoane au semnalat că ședințele virtuale pot fi mai obositoare decât cele fizice. Iar atenția participanților se poate duce în alte direcții. E recomandat, dacă poți, să ții ședințele online între 15 și 45 de minute sau, dacă sunt mai lungi de o oră, să luați și scurte pauze.

9. Poți desemna roluri specifice

Poți împărți roluri specifice și, dacă ai ședințe recurente cu aceeași echipă, puteți face acest lucru prin rotație de la o întâlnire la alta. De exemplu, poți ruga pe altcineva să fie moderator în locul tău, poți numi pe cineva să fie cel care ia notițe, altcineva poate fi orientat către decizii și taskuri și către menținerea discuției asupra obiectivului ședinței (și să menționeze când vă îndepărtați de el), etc.

Dacă lucrați într-un sistem hibrid de lucru (și remote, și de la birou), poți organiza ședințele atunci când toată echipa este la birou (sau majoritatea ei). Citește mai multe despre cum să gestionezi cu succes un program de lucru hibrid în acest articol: 

Photo by Anna Shvets from Pexels