7 sfaturi ca să te ții de fiecare deadline

Unii oameni sunt mai eficienți și productivi atunci când știu că au un deadline, alții sunt stresați de ele. În orice caz, atunci când ai un deadline și termenul se apropie, este important să te mobilizezi și să livrezi taskul pe care îl ai. Până la urmă, munca ta face parte dintr-o echipă și dintr-un proiect mai mare, iar deadline-urile vă ajută să realizați proiectul cu succes și să vă organizați mai bine. 

Dacă ai provocări în gestionarea deadline-urilor, mai jos găsești o listă de sugestii care să te ajute să te ții de ele, cu mai puțin stres. Poți folosi aceste strategii și sfaturi pentru a fi mai productiv și a livra fiecare task la timp. Până la urmă, te simți mai bine când te ții de termen, îți crește încrederea în tine, decât atunci când ajungi să-ți ceri scuze că ai întârziat sau, mai rău, când poți încurca sau întârzia implementarea unui proiect mai mare.

Cum să te ții de fiecare deadline?

1. Când primești un task, evaluează complexitatea și dimensiunea acestuia

S-ar putea ca unele taskuri să fie nerealizabile în timpul alocat, mai ales dacă lucrezi singur și ai și alte lucruri urgente de făcut. Dacă primești un task cu termen nerealist, este responsabilitatea ta să spui acest lucru. Exprimă-ți îngrijorările managerului tău, întreabă dacă poți cere ajutorul colegilor sau, dacă este cazul și este posibil, renegociază termenul de livrare. 

2. Asumă-ți deadline-ul și confirmă-l

O dată ce ai evaluat complexitatea taskului și cât timp ți-ar lua să-l realizezi, confirmă cu managerul și/sau colegii deadline-ul final. Astfel, îți asumi public că îl vei livra la timp și vei fi mai productiv, iar ceilalți vor ști când să se aștepte că îl vei realiza.

3. Înțelege clar cerințele și detaliile taskului

Mai ales dacă ai de realizat un task mai complex (poate un raport, o prezentare, un grafic Gant, un wireframe de website etc.), asigură-te că înțelegi ce se așteaptă de la tine. Întreabă-ți managerul sau echipa acolo unde ai neclarități, încă de la început, și notează-ți aceste lucruri. Iar dacă pe măsură ce te apuci să lucrezi la taskul respectiv, întâmpini alte dificultăți sau neclarități, pune întrebările atunci când apar, pentru a te asigura că vei livra ceea ce e nevoie și că nu vei pierde timpul și va trebui să refaci taskul.

4. Sparge taskurile mari în taskuri mai mici și prioritizează

Dacă ai un task mai mare de livrat în trei săptămâni, s-ar putea să ți se pară că ai suficient timp. În realitate, s-ar putea să nu fie așa. Încă de la început, împarte taskul mare în taskuri mai mici și prioritizează-le. Poate fi util să-ți pui deadline-uri intermediare pentru fiecare din aceste taskuri mai mici.

5. Blochează-ți intervale de timp în calendar

Așa cum îți pui în calendar ședințele sau întâlnirile cu clienții, pune-ți și timp alocat pentru acest task, timp în care să te concentrezi la a lucra doar la el. Îți poți pune în calendar și 30 minute pe săptămână în care să îți anunți managerul cum merge, ce updates ai – mai ales dacă lucrezi la un task mai mare. Alocă și extra timp pentru a revizui taskul sau pentru eventuale modificări ce pot apărea.

6. Elimină distragerile

În timpul alocat pentru taskul respectiv, ai grijă să elimini lucrurile care te-ar putea distrage de la task. Închide canalele de social media (sau, dacă chiar ai un reflex să intri, folosește aplicații care le blochează). Nu-ți verifica e-mailul. Asigură-te că ai liniște în spațiul de lucru sau o muzică care te inspiră și te face productiv.

7. Dacă totuși nu poți livra la deadline, anunță sau cere ajutorul

S-ar putea să nu-ți placă dacă ajungi în această situație, mai ales că ți-ai asumat la început că vei livra la timp. Însă managerul tău, colegii sau clientul care așteaptă să livrezi taskul vor aprecia dacă îi anunți mult mai mult decât dacă întârzii fără să anunți anterior. Uneori pot apărea probleme neprevăzute, așa că vor înțelege. Iar dacă poți și ai cui, cere ajutorul colegilor. Poate te inspiră și acest articol: 

Surse: 1, 2; Photo by Mike from Pexels