Cum să lucrezi eficient într-un sistem hibrid de muncă

Lucrezi în sistem hibrid, îți dorești acest lucru sau ești un manager care coordonează o echipă ce lucrează astfel? Munca în regim hibrid și de acasă a schimbat modul în care lucrăm în ultimii doi ani, la o scară mai mare, și pare că va continua și în viitor. Cum să profiți la maxim de avantajele pe care le aduce și cum să gestionezi eventualele provocări? Află din acest articol cum să te organizezi eficient, atunci când lucrezi în sistem hibrid.

Ce este un sistem hibrid de lucru?

Pe scurt, un sistem hibrid de muncă înseamnă că angajații lucrează o parte din zilele de lucru de la birou, iar restul de acasă sau din alte locații, dacă preferă acest lucru (casă de vacanță, de la țară etc.). Programul diferă de la angajator la angajator, precum și gradul de flexibilitate și proporția între munca de acasă și cea de la sediul companiei. Sistemul de muncă hibrid se pretează în marea majoritate pentru angajații cu muncă de birou, nu de teren.

Nevoia pentru acest tip de lucru a apărut o dată cu pandemia de Covid-19, datorită necesității de distanțare socială. Însă sondajele arată că este un sistem dorit în continuare de către angajați și care are beneficii și pentru angajatori, deci s-ar putea să fie foarte des întâlnit și în viitor.

Cum să-ți planifici timpul în sistem hibrid și cum să-ți împarți munca între birou și acasă

Cu toate că pot exista obiceiuri ale companiei sau direcții date de management, de obicei este responsabilitatea fiecărui angajat să-și organizeze timpul și să-și împartă taskurile între munca de acasă și cea de la birou, astfel încât să fie cât mai eficient. Una din metodele cele mai bune pentru a face acest lucru este să identifici în care din următoarele două categorii se află taskurile tale și să le organizezi astfel:

  • Taskuri asincron (asynchronous tasks): acestea pot fi implementate cap-coadă fără implicare din partea celorlalți, sau cu o implicare mai redusă din partea lor. De exemplu: să realizezi o prezentare singur, să redactezi articole sau rapoarte, să introduci date, să răspunzi unor e-mailuri sau să comunici cu furnizori/clienți prin e-mail, programarea unei pagini web, grafica unui afiș etc. Toate aceste tipuri de taskuri ar trebui să le planifici pentru zilele în care lucrezi de acasă, unde ai mai mult timp neîntrerupt de colegi. Desigur, cerând și oferind feedback acolo unde este nevoie, online. De asemenea, și anumite tipuri de ședințe pot fi ținute mai ușor de acasă, de exemplu ședințe scurte de status în echipă sau în care ai nevoie să rezolvi o provocare și să discuți cu managerul/colegii, dar nu implică mult timp sau brainstorming în grup.
  • Taskuri sincron (synchronous tasks): sunt cele care implică brainstorming, colaborare, conversații, creativitate în grup cu mai multe părți implicate, ședințe de strategie, poate chiar și ședințe unu-la-unu cu anumiți clienți sau ședințe de feedback și evaluare. Aceste tipuri de activități ar trebui programate pentru zilele în care mergi la birou, alături de colegii implicați. Deci implică și sincronizarea voastră în aceleași intervale. Poți fi la fel de creativ și când lucrezi de acasă, însă se pare că atunci când conectarea cu colegii este prin video devine mai obositoare. Oamenii procesează mai greu comunicarea non-verbală atunci când se folosești tehnologia, ceea ce poate îngreuna colaborarea și poate genera oboseală și anxietate.

Încearcă să-ți planifici din timp taskurile de echipă și ședințele importante astfel încât să vă vedeți la birou, iar în restul timpului organizează-ți taskurile pe care le poți face singur, în zilele mai liniștite când stai acasă. Desigur, există și persoane care preferă să lucreze independent în mediul de la birou, acest lucru le dă energie și sunt mai productive astfel. Dacă ești așa, atunci poți să fii mai flexibil cu acestă împărțire a sarcinilor.

Ce întrebări să-ți pui pentru a-ți face un program de muncă eficient în sistem hibrid

Atunci când îți organizezi timpul și împărțirea activităților între birou și acasă, poți ține cont de câteva întrebări care te pot ajuta să-ți faci un program eficient, personalizat stilului tău de lucru și specificului activității tale. Iată câteva întrebări la care te-ar putea ajuta să-ți răspunzi:

1. Care sunt cerințele angajatorului / companiei tale?

Chiar dacă lucrezi la o companie destul de flexibilă, este important să-ți cunoști limitele și să știi care sunt deciziile pe care le poți lua pentru programul tău. Poți începe prin a ști clar care sunt aceste limite și care e cadrul dorit de compania sau echipa ta. E bine să-ți clarifici, de exemplu:

  • Poți alege câte zile sau ce zile petreci la birou și remote?
  • Sunt fixe sau îți poți schimba programul de lucru de la birou?
  • E nevoie să-ți planifici zilele de lucru remote / de la birou din timp? Dacă da, cu cât timp înainte?
  • Este nevoie să participi fizic la anumite ședințe sau activități de echipă? Dacă da, cu cât timp înainte se stabilesc?
  • Ai un program fix de ore de lucru zilnic?
  • Poți avea zile mixte – în care lucrezi jumătate de zi de acasă, jumătate de la birou?
  • Ai anumite beneficii pentru lucrul de acasă (plată utilități, echipament specific)?

2. Ce program te ajută cel mai mult să fii productiv?

Acest lucru se leagă și de ce menționam mai devreme – împărțirea taskurilor tale între sincron (care necesită lucru în echipă) și asincron (pe care le faci mai bine singur). Pe lângă aceasta, fiecare este diferit și are un stil de lucru personal. Ca să te ajute să-ți faci programul, îți poți pune și următoarele întrebări:

  • Care sunt taskurile de care ești responsabil?
  • În perioada de lucru remote, care din aceste taskuri au devenit mai dificile, mai ușoare sau au rămas la fel?
  • Ce taskuri tinzi să amâni sau să ți se pară mai greu să te apuci de ele, atunci când lucrezi de acasă? Dar când lucrezi de la birou?
  • Ești mai productiv remote sau când ești înconjurat de colegi? Diferă acest lucru în funcție de tipul de activitate? (nu ține doar de colaborare – uneori, oamenii pot fi mai motivați sau responsabili când au și colegi în jur sau le e mai ușor să lucreze de la birou, un loc asociat mental cu munca)
  • Care sunt părțile tale preferate și cele mai puțin plăcute din munca remote?
  • Există condiții care țin de spațiul fizic care influențează productivitatea ta în anumite taskuri? Aceste condiții sunt mai degrabă acasă sau la birou? (de exemplu, întreruperile, zgomotul de fundal, echipamentele necesare, tehnologia, potențialul să fii distras – de colegi, de copii etc.)
  • În ce zile și părți ale zilei ești cel mai concentrat?
  • Lucrezi cel mai bine în programul clasic (9:00-17:00) sau alt program funcționează mai bine pentru tine?

Pentru aceste întrebări, poți să scrii lista de taskuri, astfel încât vizualizezi tot ce trebuie să faci într-o anumită zi, săptămână sau lună. Grupează împreună taskurile similare sau care trebuie finalizate secvențial într-o perioadă scurtă de timp. Apoi, gândește-te la locația ideală pentru a finaliza fiecare set de sarcini și ține cont de acest lucru în timp ce îți planifici programul de lucru hibrid. Este posibil să ai anumite taskuri fixe la birou / de acasă, dar și taskuri pe care nu contează unde le realizezi și ești la fel de productiv, deci poți fi mai flexibil cu ele.

3. Ce fel de program îți dă acces la oportunitățile profesionale dorite?

Poate vrei să avansezi în carieră, să devii manager în companie sau să devii expert într-o anumită nișă și ai colegi specializați de la care poți învăța. Ține cont și de aceste lucruri atunci când îți planifici programul hibrid. Te poți gândi la:

  • Ce îți dorești de la cariera ta în următorii ani?
  • Când și cât de des va lucra echipa ta sau organizația ta de la birou versus remote?
  • Va fi afectată cariera ta dacă nu ești la birou în același timp cu echipa sau managerul tău?
  • Munca remote a impactat în mod pozitiv sau negativ relația și comunicarea ta cu managementul?
  • Ai putea folosi timpul salvat pe drum pentru a investi în tine profesional sau a învăța un nou skill?
  • Simți că munca ta este la fel de vizibilă echipei când lucrezi remote sau e nevoie să petreci un minim de timp la birou pentru a-ți face vizibilă contribuția? 
  • Cum se asigură compania ta că evaluările de performanță sunt echitabile și nu sunt influențate (conștient sau inconștient) de cine vine mai des la birou? (poți întreba deschis acest lucru departamentul de HR sau managementul)
  • Cum poate programul tău în sistem hibrid să influențeze oportunitățile la care ai putea avea acces? Dacă e cazul, discută despre aceste îngrijorări cu managerul tău.

De exemplu, dacă vrei să preiei proiecte care implică învățarea unui skill nou, s-ar putea să-ți fie mult mai util să mergi la birou atunci când și colegii cu experiență în acea competență lucrează de la birou, pentru a-i putea întreba când nu știi ceva sau a le cere feedback.

4. Ce fel de program te ajută să ai o viață mai împlinită – la birou și acasă?

Unul din cele mai mari beneficii ale lucrului in sistem hibrid este că îți poate crește echilibrul personal-profesional. Acesta este influențat de cât de multe ore petreci la muncă, dar depinde și de abilitatea ta de a sta cu mintea la job când lucrezi și în afara muncii atunci când nu lucrezi, ca să te poți concentra pe ceea ce contează pentru tine. Ideal ar fi să-ți faci un program hibrid în care viața personală interferează cât mai puțin cu munca, și invers, și te poți ocupa împlinit de ambele. Iată câteva întrebări care te pot ajuta:

  • Până acum, ai fost mai eficient când ai lucrat remote, mai puțin eficient sau la fel?
  • Îți poți delimita timpul de lucru de timpul personal atunci când lucrezi de acasă? Dacă nu, poți să-ți creezi niște limite? (s-ar putea să fie mai sănătos să lucrezi de la birou, dacă lucrezi până târziu când muncești de acasă)
  • În ce moduri îți afectează negativ munca de birou viața? Dar cea de acasă? Poate ai copii care fac școală online și ai nevoie să-ți modifici programul de mers la birou, de exemplu.
  • Cât de mult vrei sau ești dispus să amesteci viața profesională cu cea personală? Vrei să le delimitezi mai clar și mersul la birou te-ar putea ajuta?
  • Ce responsabilități ai în afara muncii? Cum le poți îndeplini mai ușor și în ce fel de program hibrid?
  • Ce aspecte din viața ta personală sau profesională sunt cele mai importante pentru tine în prezent? Cum te-ar putea ajuta un sistem hibrid (și ce fel de program) să prioritizezi aceste aspecte care contează pentru tine?

Sperăm că informațiile de mai sus îți sunt utile pentru a-ți construi un program de lucru hibrid cât mai eficient și bun pentru tine. După ce ai luat în calcul toate lucrurile de mai sus, e timpul să le pui cap la cap și să prioritizezi. Ce e cel mai important pentru tine, atât pentru a-ți îndeplini bine rolul, cât și personal? Nu uita să fii recunoscător că ai ocazia să alegi și să ai acest tip de program – nu toată lumea poate face asta. Este important să ții cont de ce e mai bine pentru tine, și nu să te iei după ce fac colegii, managerii sau prietenii. Fă-ți un calendar care să te ajute să îți urmezi programul propus, fă-ți un to-do-list eficient și bucură-te de fiecare progres!

Iar dacă cauți un job remote sau care permite și munca remote în sistem hibrid, poți căuta cu încredere în cele mai noi anunțuri de pe BestJobs.

Surse: 1, 2; Photo by Karolina Grabowska from Pexels