Cum să-ți faci un to-do-list eficient la muncă

Unul dintre cele mai comune moduri de organizare personală și în echipă, la muncă, este un to-do-list. Cât de eficientă este lista ta de taskuri? Te ajută să progresezi și să te simți organizat sau e plină de taskuri pe care le amâni și apoi te simți prost? Ai un to-do-list care te ajută să-ți planifici ziua și să prioritizezi?

Cu toții folosim acest instrument, în diverse forme: lista de taskuri pe care le avem de făcut. De obicei, într-o zi de muncă, uneori și cu termene mai lungi. Însă, oricât de simplu ar părea de folosit un to-do-list, este și unul din instrumentele de productivitate care poate aduce confuzie. Află din acest articol câteva sfaturi despre cum să-ți faci un to-do-list eficient.

De ce să-ți faci un to-do-list eficient?

Dacă ești printre oamenii care resping sau critică ideea unui to-do-list, poate nu ai reușit încă să folosești acest instrument într-un mod eficient. Sau poate îl folosești, dar nu e cel mai organizat. De ce să investești într-un to-do-list mai eficient? Iată câteva motive:

  • Te ajută să rămâi concentrat. Principalul rol al unei liste de taskuri este să-ți ofere claritate, direcție și focus. Dacă nu face acest lucru, poate îl folosești greșit.
  • Poți comunica managerului și colegilor la ce lucrezi.
  • Îți poți estima mai bine timpul și resursele.
  • Poți prioritiza taskurile mai importante sau solicitante pentru perioada zilei în care ai multă energie.
  • Îți dă sentimentul că progresezi și îți crește stima de sine.

8 sfaturi pentru a-ți face un to-do-list eficient

1. Alege aplicația potrivită ție (sau agenda clasică)

Primul pas în realizarea unei liste de taskuri mai bune este să decizi unde să o păstrezi. Este important să-ți placă aplicația sau agenda pe care o folosești, altfel s-ar putea să nu rămâi cu ea. 

Alege un mediu care funcționează pentru tine. S-ar putea să preferi pixul și hârtia sau să le scrii online (folosind Google Docs sau Notes). Dacă vrei un instrument mai avansat, poți folosi o aplicație online, precum Trello, Todoist, Asana, Monday, Things, Google Tasks. Poți găsi multe aplicații care se sincronizează atât pe web, cât și pe telefon.

Cu toate că orice fel de listă este bună, există câteva avantaje ale celor digitale:

  • Sunt ușor de editat, ceea ce înseamnă că poți actualiza rapid informațiile
  • Au memento-uri / remindere încorporate
  • Este foarte greu să le pierzi, deoarece lista este de obicei salvată online
  • Poți sorta taskurile după prioritate, termen-limită sau alfabetic
  • Poți atribui taskuri altor persoane și poți primi notificări atunci când le finalizează, deci e un bun instrument și pentru echipe.

2. Fă mai multe liste, în funcție de nevoile tale

Poți face liste de taskuri atât pentru muncă, cât și pentru proiectele personale și viața cotidiană. Însă ține-le separat!

Legat de cum îți poți structura listele de taskuri de la muncă, poți avea una cu toate taskurile, pe termen lung, una săptămânală și una zilnică. Sau poți să le împarți în liste diferite pentru obiective și proiecte mai mari, fiecare cu taskurile sale.

3. Adaugă taskurile în to-do-list atunci când apar

O strategie bună este să-ți notezi taskurile chiar și atunci când lucrezi la altceva. Astfel, descarci din mintea ta că trebuie să faci ceva și poți reveni mai târziu asupra taskului respectiv, iar tu te concentrezi în continuare pe ceea ce făceai.

Acest lucru este la fel ca atunci când auzi ceva interesant și îl notezi. Este un lucru înțelept de făcut, deoarece te scutește de oboseala de a fi nevoit să te gândești la acea idee, mai degrabă decât să te concentrați asupra taskului la care lucrezi la îndemână. De asemenea, te ajută apoi să-ți organizezi mai ușor lista de taskuri pentru ziua următoare.

4. Pune deadlines / termene-limită

Prin atribuirea termenelor limită taskurilor tale, îți planifici efectiv săptămâna, ceea ce reprezintă o strategie excelentă de gestionare a timpului.

În același timp, majoritatea aplicațiilor pentru to-do-list îți permit să vezi ce e de livrat astăzi, mâine și mai târziu în săptămână, indiferent de lista în care se află. De asemenea, poți să-ți iei un moment să reprogramezi unele taskuri dacă te simțiți copleșit și poți face asta ușor, doar uitându-te la tot ceea ce e de finalizat în săptămâna respectivă.

5. Nu te aglomera: fă un to-do-list zilnic scurt

Dacă te confrunți cu o listă lungă de taskuri și activități în fiecare zi, nu te inspiră la productivitate. Așa că limitează lista ta la maxim trei sau patru taskuri, două dintre ele fiind cele prioritare pe care te concentrezi mai întâi. Dacă descoperi că ai bifat tot din listă înainte de finalizarea zilei de lucru, poți alege să faci și câteva taskuri mai mici sau mai puțin urgente din lista mai mare.

6. Sparge taskurile mari în unele mai mici

Să ai de livrat un task mai mare sau important poate fi copleșitor și s-ar putea să nu știi de unde să începi. Examinând ce implică taskul la un nivel micro, îl poți descompune în pași mai mici, mai ușor de gestionat. Poți chiar să identifici unele activități mai mici sunt mai potrivite anumitor colegi, pe baza competențelor lor, și le poți delega sau cere ajutorul.

7. Revizuiește-ți și actualizează-ți lista periodic

Revizuiește-ți periodic to-do-list-ul pentru a te asigura că este relevant și actualizat. Este posibil ca prioritățile să se fi schimbat de la momentul în care ai făcut inițial lista. Sau, în momentul finalizării unui task, este posibil să fi uitat să îl bifezi. Revizuirea listei de taskuri îți oferă, de asemenea, posibilitatea să consulți și revizuiești termenele limită.

8. Creează o listă cu lucrurile realizate („done”)

Unele persoane consideră că este satisfăcător să bifeze taskurile de pe to-do-list, dar o listă cu cele finalizate poate fi mai inspirațională.

S-ar putea să simți că îți dublezi munca mutând sarcinile finalizate dintr-o listă în alta, dar îți poate oferi o motivație reală să analizezi această listă la sfârșitul săptămânii și să vezi cât de productiv ai fost. Îți poate crește încrederea în sine și te poate ajuta la evaluările periodice din companie sau când ai discuții cu managerul tău.

Iar dacă te simți totuși copleșit de volumul de taskuri dintr-o anumită perioadă, învață și să spui „nu” atunci când este cazul. Citește acest articol de pe blogul nostru, despre situațiile în care să spui „nu” și cum să le abordezi:


Surse articol: 1, 2, 3; Photo by Polina Kovaleva from Pexels