Cum să-ți dezvolți abilitățile de management, dacă ești sau vrei să devii manager

Toate organizațiile, mai mari sau mai mici, fie axate pe business sau non-profit, au nevoie de manageri buni. Atât la nivel general, cât și la nivelul echipelor mai mici sau al departamentelor specializate pe anumite funcții. Însă care sunt abilitățile de management necesare pentru a coordona cu succes o echipă sau un proiect?

Fie că ești deja manager pentru o echipă și poate este un rol recent pentru tine sau are provocări constant, fie că vrei să devii manager sau să progresezi către următorul nivel de management, în acest articol îți prezentăm care sunt abilitățile necesare unui manager bun și cum să le crești.

Management: ce este?

Managementul reprezintă administrarea, organizarea și coordonarea unei organizații, a unei echipe, proiect sau departament. Sau, cum spune Mary Follet, managementul reprezintă „arta de a înfăptui ceva împreună cu alți oameni”. Implică lucrul cu oamenii, în echipă, precum și abilități de comunicare, de decizie, gândire analitică și perspectivă de ansamblu, capacitatea de a stabili direcții și obiective și de a le urmări progresul. 

Rolul de manager poate fi văzut ca un pas în carieră către care să aspiri, însă fiecare rol dintr-o echipă sau organizație are importanța sa. Poți fi un bun specialist și profesionist în ceea ce faci, însă poate rolul de manager nu ți se potrivește sau nu te împlinește de fapt. E important să te cunoști bine înainte să te decizi dacă vrei un astfel de rol. Însă, în același timp, abilitățile de management, ca și alte abilități, se pot învăța și dezvolta prin practică, atenție, studiu, feedback și comunicare.

Cele mai importante abilități de management și cum le poți dezvolta

Comisia Europeană, în clasificarea ESCO (European Skills/Competences, qualifications and Occupations), împarte abilitatea de management în mai multe sub-abilități care definesc acest rol. Le abordăm pe scurt pe fiecare dintre ele mai jos, cu câteva sfaturi despre cum le poți dezvolta.

1. Dezvoltarea de obiective și strategii

Numită și „planificare strategică”, această abilitate implică imaginarea / vizualizarea unei stări viitoare pentru organizație / proiect / departament și dezvoltarea de strategii, obiective și planuri de acțiune pentru a o atinge. 

Există numeroase tehnici de a aborda strategia unei organizații. De exemplu, pentru a-ți dezvolta această competență, poți aprofunda mai multe despre:

  • Setarea de obiective. Printre cele mai întâlnite forme de obiective în organizații se numără KPIs și OKRs. KPI (Key Performance Indicator) reprezintă un obiectiv măsurabil, cuantificabil folosit pentru a măsura succesul unei echipe, organizații, persoane etc. OKR (Objective and Key Result) este un instrument similar care presupune stabilirea unui obiectiv important pentru organizație și a 3-5 rezultate-cheie care duc la atingerea acelui obiectiv. Indiferent ce instrument alegi, te sfătuim să te documentezi despre utilizarea lor și, mai ales, să alegi obiective relevante pentru organizație pe termen lung, mediu și scurt.
  • Analiza stării din prezent a organizației. Un instrument pe care îl poți utiliza aici este SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). Înainte de a seta noi obiective pentru organizația ta, este util să faci un astfel de exercițiu, mai ales dacă implici și oamenii din echipă care pot veni cu perspective noi, variate și utile. 
  • Analiza concurenței. În orice industrie, ai concurenți care se „bat” pentru atenția aceluiași public și care oferă servicii pentru a acoperi aceeași nevoie ca și tine. Este important să știi cine sunt competitorii direcți și indirecți, ce fac ei mai bine ca tine, la fel de bine sau mai puțin bine și să îți clarifici cum te diferențiezi de ei.
  • Procesul de planificare strategică. Există câteva moduri în care poți aborda acest proces, majoritatea fiind similare ca și pași. Pe unul dintre ele îl poți aprofunda aici și acesta propune 4 pași: determinarea poziției curente, dezvoltarea strategiei, crearea planului de acțiune și implementarea lui, evaluarea și măsurarea rezultatelor.

2. Organizarea, planificarea și realizarea calendarului de lucru și activități

Organizarea și planificarea este o abilitate ce presupune coordonarea activităților și sarcinilor, stabilirea programelor și managementul activităților grupurilor și persoanelor pentru a îndeplini obiectivele la timp și în limita bugetului. Cum îți poți dezvolta această abilitate:

  • Folosește un instrument de tip Gantt. Un grafic Gantt este un tabel care ilustrează programul de activități al unui proiect, succedarea acestora în timp în funcție de modul în care se influențează reciproc. Este util mai ales în proiecte mai mari și complexe, pentru a te asigura că toții pașii intermediari sunt îndepliniți la timp și proiectul este realizat cu succes la termenul propus. Găsești numeroase modele și online în format Excel (ex: Google, Office), sau poți folosi software care te ajută să monitorizezi simultan și taskurile echipei precum Asana sau TeamGantt
  • Organizează scurte ședințe de 10-15 minute cu echipa în fiecare zi pentru prioritizarea taskurilor. Nu încurajăm ședințele dese, însă claritatea asupra principalului task pentru fiecare membru al echipei ajută, precum și transparența în cadrul echipei. O astfel de ședință scurtă dimineața, fie ea online sau offline, vă ajută să mențineți ritmul iar pe tine, ca manager, te ajută să ai o imagine de ansamblu.
  • Investește în propria ta organizare eficientă. Nu poți fi foarte organizat cu echipa ta sau proiectul tău, dacă tu ești mai puțin organizat. Investește niște timp în a-ți organiza un sistem simplu de taskuri de care să te ții, în a-ți organiza bine calendarul și a folosi util timpul cel mai creativ și timpii dintre ședințe, identifică propriile blocaje și încearcă să lucrezi la ele.

3. Abilitatea de management: Alocarea și controlul resurselor

Acest lucru presupune determinarea distribuției și disponibilității oamenilor, activelor, materialelor sau capitalului financiar pentru realizarea obiectivelor organizaționale și organizarea evaluărilor financiare și administrative. 

Resursele de care dispui pentru atingerea unui obiectiv sau pentru implementarea unui proiect sunt un factor important de care trebuie să ții cont. Uneori, acestea s-ar putea să fie stabilite anterior de top management, însă în multe situații va fi nevoie să te implici în stabilirea lor. Este important să ai și câteva noțiuni financiare de bază, să poți estima costurile reale ale unui proiect, corelat cu atingerea obiectivelor sale. 

Legat de stabilirea, organizarea și monitorizarea bugetelor, nu este nevoie să faci cursuri sofisticate de management financiar (poate la un nivel mai avansat de management pot ajuta și acestea), însă te poți folosi tot de instrumente deja existente online precum template-urile de bugete de la Microsoft Office. Este important să personalizezi template-ul pentru proiectul tău și să estimezi cât mai corect chiar și cele mai mici costuri, deoarece pot face diferența la final. Pentru un pic de inspirație despre Mindsetul financiar, urmărește acest interviu cu Dan Berciu, expert în management financiar.

În ce privește alocarea rolurilor echipei într-un proiect sau departament, este important să definești clar care sunt activitățile de realizat, ce competențe necesare implică, apoi să vezi ce oameni ai disponibili și ce competențe au, precum și să discuți cu ei despre ce vor să dezvolte pe viitor. De asemenea, îți vei da seama dacă ai nevoie să apelezi și la colaboratori externi sau să-ți crești echipa.

4. Realizarea activităților administrative

Activitățile administrative pot intra sau nu în rolul tău de manager. Desigur, le poți delega foarte ușor echipei tale, însă este importantă această abilitate de bază pentru a fi un bun manager. Conform ESCO, aceasta presupune efectuarea de sarcini administrative, cum ar fi realizarea rapoartelor, comandarea consumabilelor, menținerea corespondenței prin e-mail și asigurarea eficienței sistemelor, proceselor și bazelor de date administrative.

Nivelul de complexitate al activităților administrative poate crește o dată cu avansarea într-un rol de management și este important să fii organizat și să poți prelua o parte din taskuri atunci când echipa nu are suficiente resurse sau cunoștințe, precum și să poți observa eventualele lucruri ineficiente atunci când apar și să le poți semnala și rezolva. 

De obicei, această abilitate se dezvoltă prin practică, specifică organizației și industriei în care lucrezi. Dacă vii într-un rol de management din același domeniu sau organizație, deja ai cunoștințe solide despre cum să implementezi activitățile administrative. Pentru a crește și a te perfecționa, poți apela la un mentor din organizația ta sau la un mentor expert în domeniul tău (găsești mentori specializați și pe BestJobs, online).

5. Leadership și motivarea membrilor echipei

Presupune consolidarea viziunii unei organizații, inspirarea și menținerea entuziasmului celorlalți pentru a obține rezultate pozitive. Accentul se pune pe abilitățile de a motiva și inspira pe ceilalți, mai degrabă decât pe gestionarea și supravegherea unei echipe.

Unii spun că abilitățile de lider sunt înnăscute, alții că le poți crește și dezvolta. Pot fi aspecte naturale din personalitatea ta care să te ajute să fii un lider bun, însă cu siguranță poți crește. Pentru a-ți dezvolta această abilitate, poți face lucruri precum:

  • Participă la un workshop sau atelier de leadership. Poate părea o rețetă învechită, însă interacțiune cu traineri bine pregătiți și învățarea unor metode de leadership prin practică la un training poate fi o metodă bună să-ți dea un start în acest subiect. Caută și identifică un training potrivit, cerând feedback de la cei care au mai participat la astfel de cursuri.
  • Urmează un curs online. În ritmul tău, poți învăța online printr-un curs realizat de experți în domeniu. Răsfoiește, de exemplu, paleta de cursuri online despre leadership a celor de la Udemy și vezi dacă găsești ceva care ți se potrivește.
  • Discută cu un mentor sau coach cu experiență bogată în leadership. Fie că găsești informal o cunoștință care îți poate fi mentor sau un manager din organizația, fie că alegi să apelezi la un coach sau mentor online prin BestJobs, acest tip de interacțiune unul-la-unu poate fi foarte utilă ca să poți dezbate provocările cu care te confrunți și să identifici cum poți lucra la a fi un lider inspirațional și motivator.
  • Citește. Sunt numeroase cărți de leadership care te pot ajuta să devii un manager mai inspirațional pentru echipa ta.
  • Discută sincer și deschis cu echipa. Împărtășește-le viziunea pe termen lung, cum a fost stabilită, cum se iau deciziile, implică-i în luarea deciziilor, dă-le mână liberă și lor să ia decizii, discută periodic cu ei unu-la-unu, cere și oferă feedback onest, ține cont de opiniile lor și implementează-le și vei fi un lider care motivează și inspiră.

6. Abilitatea de management: Construirea și dezvoltarea echipelor

Natural, strâns legat de ultimul punct de la paragraful anterior, un lider inspirațional știe să construiască o echipă puternică. Această abilitatea presupune încurajarea membrilor echipei și construirea unei relații de încredere reciprocă, respect și cooperare, precum și stimularea activităților de teambuilding.

Dacă discuți deschis și sincer cu echipa ta, chiar și provocările cele mai mari ale organizației, precum poate și cele personale din rolul tău, îi vei încuraja să facă la fel și ei și vei construi o relație bazată pe comunicare și încredere. Desigur, aici și abilitățile de comunicare sunt foarte utile. Investește în abilitățile tale de comunicare prin exersare constantă, observare, ascultare activă și întrebări deschise puse colegilor tăi. Cere feedback și încearcă să-l implementezi. Poți citi și acest articol redactat recent de Anca Kosina, psihoterapeut specializat, despre Climatul de comunicare într-o organizație. 

7. Recrutare și angajare

Un manager bun are nevoie să-și mențină echipa și uneori să o crească prin recrutarea de oameni noi. Conform ESCO, competența de recrutare și angajare presupune identificarea și aducerea de talente potrivite pentru atingerea misiunii organizației.

Organizațiile mai mari au de obicei un manager de resurse umane sau un departament de HR care se ocupă de acest lucru, iar în organizațiile mici s-ar putea ca managerii să se ocupe și de recrutare, mai ales la început. Indiferent care e situația în care te regăsești, ca manager vei participa cel puțin la o parte din procesul de recrutare al unui om pentru echipa ta (definirea profilului dorit și a rolului, participarea și susținerea de interviuri). Apoi, ulterior, vei fi implicat și în partea de onboarding a acestuia în organizație și în introducerea și familiarizarea sa cu echipa și proiectul.

Cum poți investi în această abilitate:

  • Discută cu membrii mai vechi ai echipei. Întreabă-i ce le-a plăcut lor și ce nu în procesul de recrutare, cum l-ar face mai bun și mai eficient. De asemenea, află aceste lucruri și despre procesul de onboarding / primele lor săptămâni în organizație.
  • Creează un proces standard pe care să-l îmbunătățești constant. Chiar dacă ești la început sau dacă ai deja un proces existent de recrutare în organizație, adaptează-l propriei echipe și nevoilor departamentului / proiectului tău. Conturează câțiva pași clari, atât pentru recrutare, cât și pentru angajare și onboarding, monitorizează-i și îmbunătățește-i pe parcurs. Identifică de la început criteriile pentru a angaja un om pe fiecare poziție deschisă.
  • Învață de la un manager de resurse umane. Poți discuta cu un prieten, o cunoștință care lucrează în domeniu sau cu un mentor. Pune întrebările pe care le ai, fii deschis și încearcă să aplici ce ți se potrivește. 
  • Apelează la un recrutor specializat. În cazul în care nu ai suficient timp, resurse sau expertiză să te ocupi singur de recrutare, poți apela la un agent de recrutare extern care să preia acest proces. Trebuie doar să te asiguri că vei comunica clar cu el așteptările și că vei menține relația pe parcurs. Găsești agenți de recrutare specializați și pe BestJobs.

8. Supervizarea oamenilor

Această parte din rolul de management presupune atribuirea de responsabilități altora și coordonarea și monitorizarea performanței acestora. Ca manager, vei fi cel care atribuie taskuri oamenilor, echilibrează taskurile între ei atunci când acestea sunt prea multe, este atent la competențele necesare și la nevoile de dezvoltare ale echipei, precum și la evaluarea periodică a rezultatelor acesteia.

Dacă ai provocări în a-ți exercita această parte din rolul tău, investește în abilitatea de a delega, în asertivitate, în organizarea de ședințe eficiente, precum și în adoptarea unui tool pentru taskuri, transparent cu echipa. De exemplu, Trello este o aplicație online gratuită pe care o poți folosi ușor în acest sens. 

9. Abilitatea de management: Luarea de decizii

Luarea deciziilor este, simplu spus, abilitatea de a alege dintre mai multe opțiuni posibile existente, pe cea mai potrivită pentru proiectul sau echipa ta. Ca manager, chiar dacă te consulți des și periodic cu echipa pentru a lua cele mai bune decizii (și este indicat să faci acest lucru pentru un mediu de lucru bun), tu vei fi cel responsabil pentru deciziile luate și consecințele lor. Acest lucru poate produce stres (vezi cum îl poți gestiona în articolul Stilurile de conducere și stresul), însă îți poate aduce și multe beneficii: crești ca manager, îți dezvolți încrederea în sine, abilitatea de gândire critică și analiză, chiar și spontaneitatea în situații de criză. 

Cum poți investi în această abilitate de management:

  • Analizează-ți deciziile mărunte și observă cum le iei. Vei vedea ce tipare folosești cel mai des, dacă ai blocaje și unde, dacă ai bias-uri sau prejudecăți, cum alegi cel mai des și vei reuși să iei decizii mai bune.
  • La deciziile dificile, cântărește pro și contra, într-un mod cât mai obiectiv. Deși majoritatea cercetărilor spun că facem decizii emoționale și subiective, pentru a fi cât mai obiectiv cu o decizie pentru organizația sau echipa ta, fă liste de pro și contra, chiar și cu echipa și identifică potențialele consecințe pentru fiecare decizie.
  • Investește în încrederea în tine. Uneori, oricât de mult ai analiza o potențială decizie, s-ar putea să nu știi sigur unde duce. E important să-ți urmezi și intuiția, să ai încredere în tine, să fii sigur pe ceea ce decizi și să transmiți asta echipei. Desigur, dacă există riscuri, cu tot cu exprimarea acestora. Dacă ai provocări cu încrederea în forțele proprii, te încurajăm să discuți cu un coach sau psihoterapeut (o poți face ușor, online, prin BestJobs).
  • Dezvoltă-ți abilitatea de problem-solving. Sunt numeroase metode în care poți face acest lucru pentru a-ți crește competențele de management. Poți începe cu acest articol de pe blogul nostru: Problem-solving: cum și de ce să-ți dezvolți abilitatea de rezolvare a problemelor.

Sperăm că acest articol îți este util pentru rolul tău de manager sau pentru a te pregăti de unul. Dacă îți cauți un job în management, găsești numeroase poziții deschise pe BestJobs. Mult succes!

Photo by cottonbro from Pexels