[CasualTalks] Legislația pentru colaborări de tip freelance

Miercuri, a avut loc a 4-a ediție #CasualTalks by BestJobs, o discuție săptămânală despre trendurile din industria de Resurse Umane.

Tema ediției a fost legislația pentru colaborări pe proiecte de tip freelance. Ne-am propus împreună cu invitații noștri să atingem subiecte precum: cum se desfășoară colaborările cu freelanceri, despre statutul de freelancer, drepturi de autor, ownership cât și o scurtă incursiune în GDPR pentru a descoperi cum se deruleaza o colaborare de tip freelancing atunci când lucram cu baze de date și care sunt amenințările când lucram online.

Invitații ediției:

  • Daniela Marin, avocat, specializat în drept comercial. 
  • Mihnea Ratte, fotograf, freelancer.
  • Natalia Gross, Head Of Marketing & Communications la Knight Frank
  • Alexandru Gheorghe, jurist și specialist GDPR, specializat pe cybersecurity

Ideile principale ale discuției

Cum se derulează, din punct de vedere al legislației în vigoare, colaborările de tip freelance/pe proiecte? 

Este foarte important să stabilim faptul că activitatea pe cont propriu trebuie să fie desfășurată sub o anumită formă juridică. Există așa o confuzie pe zona asta în sensul că mulți se gândesc că această activitate de freelancing poate fi desfășurată oricând și oricum și fără să plătești taxe. De fapt, o activitate corect desfășurată ar fi să fie încadrată într-o formă juridică și să aibă la bază un contract în baza căruia se plătească niște impozite. Depinde de cât de des este desfășurat această activitate. Dacă vrem să facem din asta un mic business, o sursă de venit, se recomandăm înregistrarea unui PFA sau întreprinderi individuale sau dacă este mai potrivit pentru noi să ne deschidem un SRL. 

Este foarte important să facem un prim pas de analiză a fiscalității înainte de a alege forma juridică, adică o să discutăm cu un contabil sau un jurist să vedem cum este mai bine pentru noi în funcție de cât de mare este activitatea, cât de mare este proiectul pe care vrem să îl derulăm și cât de multe sunt activitățile pe care am vrea să le derulăm astfel încât discutând cu un contabil să vedem dacă este mai profitabil de exemplu pentru noi să ne facem un PFA sau să ne facem un SRL . De ce? pentru că condițiile de înființare și de impozitare sunt diferite.

Despre legea drepturilor de autor: ce este și cum se aplică

Conform legii drepturilor de autor pentru anumite activități, poți să te înregistrezi la ANAF în baza acestui contract astfel încât să poți să plătești taxe mai mici fără să te organizezi în formele juridice de care am zis dar dacă ești de exemplu traducător sau fotograf sau mă rog depinde, sunt mai multe activități, pot să fac un astfel de contract al drepturilor de autor. Legislația spune că în momentul în care ai astfel de contract este foarte important să stabilești ca la orice contract: obiectul contractului, durata contractului și care sunt obligațiile tale, ce trebuie să faci în baza acelui contract. Dacă nu ai contract, tot ce prestezi în afara contractului poate să fie interpretabil și poate să cauzeze o grămadă de probleme iar eu subliniez foarte mult necesitatea clarității în contract a tuturor aspectelor astfel încât să nu se creeze confuzie și discuții cu clienții în baza acestui contract. Am zis că se depune o declarație la ANAF declarația unică iar în baza acestei declarații se datorează anumite contribuții către stat în funcție de calitatea de salariat și în funcție de cuantumul acestor contribuții și atunci când lucrăm cu legea drepturilor de autor cine are uneori și putere. 

Există o prezumție în legea drepturilor de autor care spune că atunci când faci o comandă pentru o operă, ca și persoană care am comandat pot să folosesc opera și timpul trece, la mine în legea drepturilor de autor trebuie făcută distincția între dreptul de proprietate și drepturile de utilizare pentru că autorul autorul operei este de fapt persoana fizică care creează opera. Din momentul în care eu, ca și autor al al operei, stabilesc prin contract cine poate să folosească opera atunci nu e nevoie să respecte aceste limite. Legea spune că în momentul în care această situație în care am un contract de comandă pentru o operă viitoare de exemplu, o operă care se va presta indiferent de ce natură este dată, nu am un contract, drepturile aparțin autorului.  Dacă eu contractual nu am nicio referire cu privire la drepturile de autor atunci teoretic reține toate drepturile de autor. Practic Legea 8/1997 protejează autorul. 

Ce facem atunci când produsul/opera este dată unei părți terțe?

Dacă eu iti dau ție cadou, da este ok. Dacă urmează să folosești produsul în scop publicitar și să obțin bani de pe urma lui atunci trebuie făcut un contract și plătite drepturi. 

Despre colaborările cu freelanceri

Dacă acum 10 ani era o problemă în a găsi freelanceri și colaboratori care sa aibă o formă juridica, acum s-au cam organizat cu toții și-au ales una sau alta dintre opțiunile existente, au ajuns la maturitate.

Pe partea de confidențialitate colaborările cu freelanceri sunt mai problematice. Deși au contracte și clauze menționate, controlul asupra păstrării confidențialității este greu de păstrat, mai ales atunci când sunt sunt prezenți în ședințe cu tot board-ul și sunt discutate pe lângă taskuri și alte subiecte sensibile, confidențiale. Necesită o încredere foarte mare, eventual un istoric, colaborări anterioare.

Ce presupune o strategie de securitate atunci când lucram cu colaboratori externi?

Confidențialitate, drepturi de proprietate intelectuală, lucrurile astea trebuie să fie foarte clar stabilite de la început, așteptările clar stabilite de ambele părți. Legat de contracte există un motto: Mai bine să-ți fie clar decât defavorabil.

Mai departe, vulnerabilitatea juridică poate să fie controlată contractual. 

Riscurile care vin din mediul de lucru efectiv, la care adesea nu suntem atenți. Nu înțelegem foarte bine riscurile – fie mediul digital și atunci trebuie să înțelegem foarte bine ce este internetul și care sunt riscurile. Și apoi este acest spațiu fizic în care lucrăm, pe care din nou trebuie să fie înțeles din perspectiva riscurilor.

Spre exemplu, când ne conectăm la rețea wifi nesecurizată a cafenelei preferate și nu conștientizează riscurile ce pot fi generate de această vulnerabilitate. Un răufăcător conectat la aceeași rețea are acces facil la dispozitivul tău, dacă acesta are și alte vulnerabilități.

Este importantă menținerea unei igiene cibernetice care ne pune la adăpost în aceste medii.

Ce implică igiena cibernetică?

Este important să înțelegem foarte bine care sunt activele organizației noastre, pentru că asta ataca hackerii: documente, liste și informații privind clienții, planuri strategie de afaceri, setările rețelei informatice, drepturi de proprietate intelectuala, date contabile și financiare. Dar sunt atacate și active personale: conturi bancare, date medicale, conturi de email, informații de identificare online.

Cele mai multe organizații nu sunt conforme cu GDPR din punct de vedere cookies. Un website nu funcționează fără cookie-uri.

Nu subestimați pregătirea și răbdarea clientului de online. Nu tratați cu clientul de online similar cu clientul de offline pentru că sunt două psihologii diferite. Clientul de online este mult mai pregătit, are la dispoziție toate resursele pentru a se documenta împotriva business-ului respectiv, iar termenii și condițiile sunt parcurse de către clienți doar atunci când aceștia au o problemă. Când au o problemă stau, citesc, contractează un avocat, au ei un prieten, trimit emailuri cu cerințe bine țintite. 

Pașii pe care să îi facem:

  • Să nu ne conectăm la retele wifi nesecurizate.
  • Să identificăm activele și să cunoaștem tipul de informații cu care lucrăm.
  • Să ne protejăm atât dispozitivele cât și datele.
  • Să cunoaștem furnizorii externi cu care lucrăm și ei, la randul lor, să aibă niște sisteme de securitate integrate.
  • Să cunoaștem unde sunt externalizate datele.
  • Să înțelegem cum funcționează sistemele pe care le digitalizam
  • Facute update-uri
  • Antivirus și tehnologii sigure.
  • Să parcurgem un training în ceea ce înseamnă cybersecurity. Să știm ce înseamnă fishing, malware, botnet, ransomware. 

Dacă ți-a plăcut rezumatul discuției te așteptăm miercuri, pe 28 octombrie, la o noua ediție de CasualTalks by BestJobs.